ایک ملازم کے طور پر، نوکری چھوڑنا ایک بڑا فیصلہ ہے۔ اس بات کو یقینی بنانا کہ آپ کی تمام اہم ای میلز کو محفوظ کر لیا جائے اور اپنے ساتھ لے جایا جائے اس عمل میں ایک ضروری اور اہم قدم ہے۔ اگر آپ اپنی ای میلز کے لیے آؤٹ لک استعمال کرتے ہیں، تو ان کو محفوظ کرنے کا کام خوفناک لگتا ہے۔ لیکن صحیح رہنمائی کے ساتھ، جب آپ اپنی ملازمت چھوڑتے ہیں تو اپنے Outlook ای میلز کو محفوظ کرنا آسان اور موثر ہے۔ اس مضمون میں، ہم آپ کو اپنے آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کرنے کے لیے مرحلہ وار ہدایات دیں گے جب آپ اپنی ملازمت چھوڑ دیتے ہیں۔
نوکری چھوڑتے وقت آؤٹ لک ای میلز کو کیسے محفوظ کریں؟
- آؤٹ لک کھولیں اور اپنے اکاؤنٹ کی اسناد کا استعمال کرتے ہوئے سائن ان کریں۔
- فائل ٹیب پر جائیں اور آپشنز کو منتخب کریں۔
- ایڈوانسڈ ٹیب کے تحت، ایکسپورٹ کو منتخب کریں۔
- ایک فائل میں برآمد کو منتخب کریں اور اگلا پر کلک کریں۔
- آؤٹ لک ڈیٹا فائل (.pst) کا انتخاب کریں اور اگلا پر کلک کریں۔
- وہ فولڈر منتخب کریں جنہیں آپ ایکسپورٹ کرنا چاہتے ہیں اور اگلا پر کلک کریں۔
- فائل کو محفوظ کرنے کے لیے مقام منتخب کریں اور Finish پر کلک کریں۔
نوکری چھوڑتے وقت آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کرنے کے اقدامات کیا ہیں؟
نوکری چھوڑتے وقت، کسی بھی ای میل کو محفوظ کرنا ضروری ہے جو مستقبل کے حوالے کے لیے اہم ہو سکتا ہے۔ مائیکروسافٹ آؤٹ لک سب سے مشہور ای میل ایپلی کیشنز میں سے ایک ہے اور آؤٹ لک میں ای میلز کو محفوظ کرنے کا عمل کافی آسان ہے۔ یہ مضمون نوکری چھوڑتے وقت آؤٹ لک ای میلز کو بچانے کے اقدامات پر بات کرے گا۔
پہلا قدم آؤٹ لک میں ان ای میلز کے لیے فولڈر بنانا ہے جنہیں محفوظ کرنے کی ضرورت ہے۔ یہ فولڈر آؤٹ لک کے کسی بھی حصے میں بنایا جا سکتا ہے، لیکن یہ ایک الگ فولڈر بنانا بہتر ہے جس پر واضح طور پر ای میلز کو محفوظ کرنے کا لیبل لگایا گیا ہو۔ فولڈر بننے کے بعد، ای میلز کو گھسیٹ کر فولڈر میں ڈال کر اس میں منتقل کیا جا سکتا ہے۔
دوسرا مرحلہ فولڈر کا بیک اپ لینا ہے۔ یہ فائل ٹیب پر کلک کرکے اور پھر بیک اپ کو منتخب کرکے کیا جاسکتا ہے۔ یہ فولڈر اور اس کے تمام مشمولات کی ایک کاپی بنائے گا جسے بیرونی اسٹوریج ڈیوائس یا کلاؤڈ اسٹوریج میں محفوظ کیا جاسکتا ہے۔
تیسرا مرحلہ فولڈر سے ای میلز کو ایکسپورٹ کرنا ہے۔ یہ فائل ٹیب کو منتخب کرکے اور پھر برآمد کو منتخب کرکے کیا جاسکتا ہے۔ اس سے ایک ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا جو صارف کو یہ منتخب کرنے کی اجازت دے گا کہ وہ کس قسم کی فائل کو بطور ای میل ایکسپورٹ کرنا چاہتے ہیں۔ سب سے عام فائل کی قسم ایک .pst فائل ہے، لیکن دوسری فائل کی قسمیں بھی استعمال کی جا سکتی ہیں۔ فائل کی قسم منتخب ہونے کے بعد، ای میلز کو ایکسپورٹ کیا جا سکتا ہے۔
نوکری چھوڑتے وقت آؤٹ لک ای میلز کو کیسے اسٹور کیا جائے؟
ایک بار جب ای میلز کا بیک اپ اور ایکسپورٹ ہوجاتا ہے، تو انہیں ایک محفوظ جگہ پر اسٹور کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہ کمپیوٹر پر نیا فولڈر بنا کر یا ایکسپورٹ شدہ ای میلز کو ایکسٹرنل سٹوریج ڈیوائس یا کلاؤڈ سٹوریج میں محفوظ کر کے کیا جا سکتا ہے۔ ای میلز کو محفوظ اور محفوظ رکھنا یاد رکھنا ضروری ہے۔
چوتھا مرحلہ آؤٹ لک اکاؤنٹ سے ای میلز کو حذف کرنا ہے۔ یہ ای میلز کو منتخب کرکے اور پھر ڈیلیٹ بٹن پر کلک کرکے کیا جاسکتا ہے۔ یہ آؤٹ لک اکاؤنٹ سے ای میلز کو مستقل طور پر ہٹا دے گا۔ یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ یہ قدم ناقابل واپسی ہے، اس لیے یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ تمام ای میلز جنہیں محفوظ کرنے کی ضرورت ہے، اس قدم کو اٹھانے سے پہلے بیک اپ اور ایکسپورٹ کر لیا گیا ہے۔
پانچواں مرحلہ اکاؤنٹ کے لیے آؤٹ لک کو غیر فعال کرنا ہے۔ یہ اکاؤنٹ کی ترتیبات کے ٹیب پر جا کر اور پھر اکاؤنٹ کو غیر فعال کر کے کیا جا سکتا ہے۔ یہ کسی کو بھی اکاؤنٹ اور اس میں موجود تمام ای میلز تک رسائی سے روک دے گا۔ یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ اس قدم کو تبدیل نہیں کیا جا سکتا، اس لیے یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ یہ قدم اٹھانے سے پہلے تمام ای میلز کا بیک اپ اور ایکسپورٹ کیا گیا ہے۔
نوکری چھوڑتے وقت آؤٹ لک ای میلز تک غیر مجاز رسائی کو کیسے روکا جائے؟
ایک بار ای میلز کا بیک اپ اور ایکسپورٹ ہو جانے کے بعد، غیر مجاز رسائی کو روکنے کے لیے اقدامات کرنا ضروری ہے۔ اس میں اکاؤنٹ کے لیے پاس ورڈ ترتیب دینے کے ساتھ ساتھ دو عنصر کی توثیق بھی شامل ہے۔ یہ یقینی بنائے گا کہ صرف صارف ہی ای میلز تک رسائی حاصل کر سکے گا۔
چھٹا مرحلہ آجر کو اس ای میل ایڈریس سے آگاہ کرنا ہے جو اکاؤنٹ کے لیے استعمال کیا جائے گا۔ یہ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ ای میلز تک صارف کے علاوہ کوئی اور رسائی نہیں کرے گا اور صارف کی رازداری کے تحفظ میں مدد کرے گا۔
ساتواں مرحلہ آؤٹ لک اکاؤنٹ کو حذف کرنا ہے۔ یہ اکاؤنٹ سیٹنگز ٹیب میں ڈیلیٹ بٹن پر کلک کر کے کیا جا سکتا ہے۔ یہ اکاؤنٹ اور اس میں موجود تمام ای میلز کو مستقل طور پر حذف کر دے گا۔
نوکری چھوڑتے وقت آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کرنے کے کیا فوائد ہیں؟
نوکری چھوڑتے وقت آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کرنے کے بہت سے فوائد ہیں۔ سب سے پہلے، یہ یقینی بناتا ہے کہ صارف کے پاس کسی بھی اہم ای میل کا ریکارڈ موجود ہے جس کی مستقبل میں ضرورت ہو سکتی ہے۔ دوم، یہ ای میلز تک غیر مجاز رسائی کو روکتا ہے، جس سے صارف کی رازداری کی حفاظت میں مدد ملتی ہے۔ آخر میں، یہ صارف کو اپنے کام کا ریکارڈ رکھنے کے قابل بناتا ہے جس کا مستقبل میں حوالہ دیا جا سکتا ہے۔
نوکری چھوڑتے وقت آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کرنے کے کیا نقصانات ہیں؟
نوکری چھوڑتے وقت آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کرنے کا بنیادی نقصان یہ ہے کہ اس میں وقت لگ سکتا ہے۔ اس کے لیے صارف کو ای میلز کے لیے فولڈر بنانے، فولڈر کا بیک اپ لینے اور ای میلز کو ایکسپورٹ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہ صارف سے اکاؤنٹ سے ای میلز کو حذف کرنے اور اکاؤنٹ کو غیر فعال کرنے کی بھی ضرورت ہے۔ ان تمام اقدامات میں وقت لگ سکتا ہے، اس لیے یہ ضروری ہے کہ آپ آگے کی منصوبہ بندی کریں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ ملازمت چھوڑنے سے پہلے تمام مراحل مکمل ہو جائیں۔
سرفہرست 6 اکثر پوچھے جانے والے سوالات
Q.1 جب میں نوکری چھوڑتا ہوں تو آؤٹ لک ای میلز کو کیسے محفوظ کروں؟
A. نوکری چھوڑتے وقت آؤٹ لک سے ای میلز کو محفوظ کرنے کے لیے، آپ آؤٹ لک کا ایکسپورٹ فنکشن استعمال کر سکتے ہیں۔ یہ فنکشن آپ کی ای میلز اور دیگر ڈیٹا کا بیک اپ بنانے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ اپنی ای میلز برآمد کرنے کے لیے، آؤٹ لک کھولیں، فائل ٹیب پر کلک کریں، اور پھر کھولیں اور برآمد کریں> فائل میں برآمد کریں کو منتخب کریں۔ پھر فائل کی وہ قسم منتخب کریں جسے آپ بنانا چاہتے ہیں، جیسے کہ .pst فائل۔ آخر میں، وہ فولڈر منتخب کریں جنہیں آپ ایکسپورٹ کرنا چاہتے ہیں، جیسے کہ آپ کا ان باکس، اور پھر Finish پر کلک کریں۔ یہ آپ کے ای میلز اور دیگر ڈیٹا پر مشتمل ایک بیک اپ فائل بنائے گا، جسے آپ اپنے نئے آجر کو محفوظ یا منتقل کر سکتے ہیں۔
Q.2 کیا میں آؤٹ لک ای میلز کو USB ڈرائیو میں محفوظ کر سکتا ہوں؟
A. ہاں، اگر آپ اوپر بیان کردہ ایکسپورٹ فنکشن استعمال کرتے ہیں تو آپ آؤٹ لک ای میلز کو USB ڈرائیو میں محفوظ کر سکتے ہیں۔ جب آپ برآمد کرنے کے لیے فائل کی قسم منتخب کرتے ہیں، تو .pst فائل کا اختیار منتخب کریں۔ یہ ایک بیک اپ فائل بنائے گا جسے USB ڈرائیو میں محفوظ کیا جا سکتا ہے۔ اس کے بعد اسے آپ کے نئے آجر کو منتقل کیا جا سکتا ہے یا مستقبل کے حوالے کے لیے محفوظ کیا جا سکتا ہے۔
نقشہ onedrive
Q.3 کیا میں اپنے کمپیوٹر پر آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کر سکتا ہوں؟
A. ہاں، آپ اوپر بیان کردہ ایکسپورٹ فنکشن کا استعمال کرکے اپنے کمپیوٹر پر آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کرسکتے ہیں۔ جب آپ برآمد کرنے کے لیے فائل کی قسم منتخب کرتے ہیں، تو .pst فائل کا اختیار منتخب کریں۔ یہ ایک بیک اپ فائل بنائے گا جسے آپ کے کمپیوٹر میں محفوظ کیا جا سکتا ہے۔ اس کے بعد اسے آپ کے نئے آجر کو منتقل کیا جا سکتا ہے یا مستقبل کے حوالے کے لیے محفوظ کیا جا سکتا ہے۔
Q.4 PST فائل کیا ہے؟
A. PST فائل ایک قسم کی ڈیٹا فائل ہے جو Microsoft Outlook کے ذریعے ای میلز، رابطوں اور دیگر ڈیٹا کو ذخیرہ کرنے کے لیے استعمال ہوتی ہے۔ PST کا مطلب پرسنل سٹوریج ٹیبل ہے۔ یہ آؤٹ لک ڈیٹا کا بیک اپ لینے کے لیے استعمال ہونے والی فائل کی سب سے عام قسم ہے اور ڈیٹا کو نئے آجر کو منتقل کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
Q.5 کیا ایکسپورٹ فنکشن استعمال کیے بغیر آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کرنے کا کوئی طریقہ ہے؟
A. ہاں، آپ آؤٹ لک ای میلز کو ایکسپورٹ فنکشن کا استعمال کیے بغیر اپنے ان باکس یا دوسرے فولڈرز سے ای میلز کو کاپی کر کے محفوظ کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے آؤٹ لک کھولیں، وہ فولڈر کھولیں جس میں ای میلز آپ محفوظ کرنا چاہتے ہیں، وہ ای میلز منتخب کریں جنہیں آپ محفوظ کرنا چاہتے ہیں، سلیکشن پر دائیں کلک کریں اور کاپی کو منتخب کریں۔ پھر ایک نیا فولڈر کھولیں، دائیں کلک کریں اور پیسٹ کو منتخب کریں۔ یہ ای میلز کو نئے فولڈر میں کاپی کر دے گا، جسے آپ کے نئے آجر کو محفوظ یا منتقل کیا جا سکتا ہے۔
Q.6 کیا مختلف کمپیوٹرز سے آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کرنے کا کوئی طریقہ ہے؟
A. ہاں، آپ اوپر بیان کردہ ایکسپورٹ فنکشن کا استعمال کرکے مختلف کمپیوٹرز سے آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کرسکتے ہیں۔ جب آپ برآمد کرنے کے لیے فائل کی قسم منتخب کرتے ہیں، تو .pst فائل کا اختیار منتخب کریں۔ یہ ایک بیک اپ فائل بنائے گا جسے USB ڈرائیو یا دیگر اسٹوریج ڈیوائس میں محفوظ کیا جا سکتا ہے۔ اس کے بعد اسے آپ کے نئے آجر کو منتقل کیا جا سکتا ہے یا مستقبل کے حوالے کے لیے محفوظ کیا جا سکتا ہے۔
نوکری چھوڑنا ایک دلچسپ لیکن مشکل عمل ہوسکتا ہے۔ اگرچہ بہت سے اقدامات کرنے ہیں، سب سے اہم میں سے ایک آؤٹ لک سے اپنی ای میلز کو محفوظ کرنا ہے۔ اس مضمون میں بیان کردہ اقدامات پر عمل کرکے، آپ نوکری چھوڑتے وقت اپنی آؤٹ لک ای میلز کو آسانی سے محفوظ کر سکتے ہیں۔ یہ یقینی بنائے گا کہ آپ کے پاس کسی بھی مواصلات اور منسلکات کا ریکارڈ موجود ہے جو مستقبل کے حوالے کے لیے اہم ہو سکتا ہے۔ اپنی ای میلز کو بچانے کے لیے چند منٹ نکال کر، آپ مستقبل میں اپنا وقت اور تناؤ بچا سکتے ہیں۔
