ایک آئی ٹی ماہر کے طور پر، آپ جو سب سے اہم کام کر سکتے ہیں وہ ہے مائیکروسافٹ ورڈ میں ترمیم کی پابندیاں لگانا۔ یہ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ صرف مجاز صارفین ہی آپ کے دستاویزات میں تبدیلیاں کر سکتے ہیں، اور یہ کہ تمام تبدیلیوں کو ٹریک اور لاگ کیا گیا ہے۔ اسے کرنے کا طریقہ یہاں ہے:
1. وہ دستاویز کھولیں جسے آپ Microsoft Word میں محدود کرنا چاہتے ہیں۔
ڈسک آف لائن ہے کیونکہ اس کا ایک اور ڈسک کے ساتھ دستخط کا ٹکراؤ ہے جو آن لائن ہے
2. ربن پر 'جائزہ' ٹیب پر کلک کریں۔ اگر آپ کو نظرثانی کا ٹیب نظر نہیں آتا ہے، تو 'دیکھیں' ٹیب پر کلک کریں اور پھر 'دستاویزی نظارے' گروپ سے 'ریویو موڈ' کو منتخب کریں۔
3. 'تحفظ' گروپ میں 'ریسٹریٹ ایڈیٹنگ' بٹن پر کلک کریں۔ اس سے ونڈو کے دائیں جانب Restrict Editing پین کھل جائے گا۔
4. 'ترمیم کرنے کی پابندیاں' سیکشن میں، 'سٹائل کے انتخاب تک فارمیٹنگ کو محدود کریں' کے اختیار کو چیک کریں۔ یہ آپ کو یہ منتخب کرنے کی اجازت دے گا کہ دستاویز میں کون سے انداز استعمال کیے جا سکتے ہیں۔ آپ 'دستاویز میں صرف اس قسم کی ترمیم کی اجازت دیں' کے اختیار کو بھی چیک کر سکتے ہیں اور منتخب کر سکتے ہیں کہ کس قسم کی ترمیم کی اجازت ہے۔
5. 'استثنیات (اختیاری)' سیکشن میں، آپ ایسے صارفین کو شامل کر سکتے ہیں جو آپ کی مقرر کردہ پابندیوں سے مستثنیٰ ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، 'لوگوں کو شامل کریں' کے بٹن پر کلک کریں اور صارف کا ای میل ایڈریس درج کریں۔ آپ ان صارفین کو بھی شامل کر سکتے ہیں جنہیں پابندیوں کو نظرانداز کرنے کی اجازت ہے 'لوگوں کو شامل کریں' کے بٹن پر کلک کر کے اور ڈراپ ڈاؤن مینو سے 'بائی پاس پابندیاں' کو منتخب کر کے۔
6. جب آپ مکمل کر لیں، 'بند کریں' بٹن پر کلک کریں۔ آپ کی تبدیلیاں خود بخود محفوظ ہو جائیں گی۔
یہ ان بہت سے طریقوں میں سے ایک ہے جن سے آپ اپنی دستاویزات کی حفاظت کے لیے Microsoft Word استعمال کر سکتے ہیں۔ مزید تجاویز کے لیے، دستاویز کی حفاظت سے متعلق ہمارے دیگر مضامین کو ضرور دیکھیں۔
آرٹیکلز کو اکثر پروف ریڈنگ کے لیے آنکھوں کے دوسرے جوڑے کی ضرورت ہوتی ہے، لیکن بعض اوقات، تبدیلیاں تجویز کرنے کے بجائے، پروف ریڈرز مصنف کی رضامندی کے بغیر دستاویز میں براہ راست تبدیلیاں کرتے ہیں۔ یہ کچھ لوگوں کے لیے حوصلہ شکنی کا باعث ہو سکتا ہے، کیونکہ کسی دستاویز کو مکمل کرنے میں انہیں گھنٹے لگتے ہیں، اور ایڈیٹر/پروف ریڈر کو اس ٹیگ لائن کو عبور کرنے میں صرف چند منٹ لگتے ہیں۔
لفظ نامی ایک فنکشن ہے 'ترمیم کی پابندیاں' اس سے ایسے مصنفین کو اپنے دستاویزات کے پروف ریڈرز کے ذریعے غیر ضروری ترمیم اور فارمیٹنگ کو محدود کرنے میں مدد ملتی ہے۔
مائیکروسافٹ ورڈ میں ترمیم کی پابندیاں
وہ دستاویز کھولیں جس کے لیے آپ ترمیم کی پابندیاں لگانا چاہتے ہیں اور ربن انٹرفیس میں موجود 'براؤز' ٹیب کو منتخب کریں۔
پھر، 'محفوظ کریں' سیکشن میں، 'ریسٹریٹ ایڈیٹنگ' آپشن کو منتخب کریں۔ ایک بار منتخب ہونے کے بعد، آپ کو ترمیم کی پابندی والے علاقے میں لے جایا جائے گا۔ یہاں سے، آپ ترمیم کی پابندیاں سیٹ کرنے کے لیے اختیارات فراہم کر سکتے ہیں۔
'ترمیم کی پابندیاں' عنوان کے تحت، اگلے آپشن کے ساتھ والے باکس کو چیک کریں - 'دستاویز میں صرف اس قسم کی ترمیم کی اجازت دیں'۔
یہاں آپ دستاویز کے لیے فارمیٹنگ کی پابندیاں بھی سیٹ کر سکتے ہیں۔ تاہم، یہ پابندیاں اتنی اہم نہیں ہیں۔ لہذا، آپ پیرامیٹرز کو اسی طرح چھوڑ سکتے ہیں جیسے وہ ہیں۔
ایکسل صف کی حد
ختم ہونے پر، ڈراپ ڈاؤن تیر پر کلک کریں، اور اختیارات کی ظاہر کردہ فہرست میں سے، اپنی پسند کا انتخاب کریں۔ اگر آپ نہیں چاہتے ہیں کہ دوسرے صارفین آپ کی دستاویز میں کوئی تبدیلی کرنے کے قابل ہوں، تو آپ کوئی تبدیلی نہیں (صرف پڑھنے کے موڈ) کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ تاہم، بہت سے لوگ 'تبصرے' کا اختیار منتخب کرنے کو ترجیح دیتے ہیں، کیونکہ یہ قاری کو آپ کی دستاویزات میں تبدیلیاں کرنے کی اجازت نہیں دیتا، لیکن اگر ضروری ہو تو تبصروں میں کچھ تبدیلیاں تجویز کرتا ہے۔
پھر، اگر آپ منتخب کردہ ترتیبات کو لاگو کرنے کے لیے تیار ہیں، تو 'ہاں، جبری تحفظ شروع کریں' بٹن پر کلک کریں اور چند سیکنڈ انتظار کریں۔
آپ کے کمپیوٹر اسکرین پر ایک چھوٹی سی 'اسٹارٹ فورسڈ پروٹیکشن' ونڈو نمودار ہوگی، جو آپ کو دستاویز پر پابندی کو پاس ورڈ سے محفوظ رکھنے کا آپشن پیش کرے گی۔
یہی تھا! ان ترتیبات کے ساتھ، پروف ریڈر کو ہمیشہ تبصرے اور سفارشات چھوڑنے کی اجازت ہوگی، لیکن دستاویز میں براہ راست تبدیلیاں کرنے کی کوئی بھی کوشش ناکام ہو جائے گی۔
