شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو کیسے ٹیگ کریں؟

کیا آپ SharePoint Office 365 میں اپنے دستاویزات کو ترتیب دینے کا طریقہ تلاش کر رہے ہیں؟ دستاویزات کو ٹیگ کرنا آپ کے دستاویزات کو منظم کرنے اور ضرورت پڑنے پر انہیں تلاش کرنا آپ کے لیے آسان بنانے کا ایک موثر طریقہ ہے۔ اس آرٹیکل میں، ہم SharePoint Office 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرنے کے بہترین طریقوں اور شروع کرنے کے طریقہ پر تبادلہ خیال کریں گے۔ اس سادہ لیکن طاقتور تنظیمی ٹول کے بارے میں مزید جاننے کے لیے پڑھیں۔

• دستاویزات پر مشتمل شیئرپوائنٹ لائبریری کھولیں۔
• وہ دستاویز یا دستاویزات منتخب کریں جنہیں آپ ٹیگ کرنا چاہتے ہیں۔
• 'ٹیگ دستاویز' آئیکن پر کلک کریں۔
• وہ ٹیگز ٹائپ کریں جنہیں آپ دستاویز میں شامل کرنا چاہتے ہیں۔
• ٹیگز کو محفوظ کرنے کے لیے 'محفوظ کریں' بٹن پر کلک کریں۔

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو کیسے ٹیگ کریں۔

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرنا آپ کے دستاویز کے انتظام کو ہموار کرنے اور اس بات کو یقینی بنانے کا ایک مؤثر طریقہ ہے کہ دستاویزات تلاش کرنا اور ان تک رسائی آسان ہے۔ درست ٹیگنگ حکمت عملی کے ساتھ، صارفین کم سے کم کوشش کے ساتھ اپنی مطلوبہ دستاویزات کو تیزی سے تلاش اور تلاش کر سکتے ہیں۔ یہ مضمون شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرنے کے طریقے کا تفصیلی جائزہ فراہم کرے گا۔

خوابوں کا متحرک کارکن

دستاویز کی ٹیگنگ کیا ہے؟

ڈاکومنٹ ٹیگنگ دستاویزات میں مطلوبہ الفاظ یا ٹیگز تفویض کرنے کا عمل ہے تاکہ ان کی درجہ بندی اور ان کو منظم کیا جا سکے۔ ٹیگز کا استعمال عام طور پر دستاویز کے مواد، مقصد اور سامعین کو بیان کرنے کے لیے کیا جاتا ہے، جس سے زیادہ موثر تلاش اور بازیافت کی اجازت ملتی ہے۔ یہ خاص طور پر ان تنظیموں کے لیے فائدہ مند ہو سکتا ہے جن کے پاس دستاویزات کی ایک بڑی تعداد ہے اور انہیں منظم رکھنے کے لیے ایک آسان طریقہ کی ضرورت ہے۔

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویز کی ٹیگنگ کے فوائد

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرنے سے بہت سے فوائد مل سکتے ہیں، جیسے:

• بہتر تنظیم: دستاویزات کو ٹیگ کرنے سے صارفین تیزی سے اور آسانی سے اپنی مطلوبہ دستاویزات کو تلاش اور بازیافت کرسکتے ہیں۔
• بہتر پیداواری: دستاویزات کو تلاش کرنا آسان بنا کر، یہ ان کی تلاش میں صرف ہونے والے وقت کو کم کر سکتا ہے۔
• بہتر سیکورٹی: درست ٹیگنگ حکمت عملی کے ساتھ، صارفین زیادہ پر اعتماد ہو سکتے ہیں کہ حساس دستاویزات کو محفوظ طریقے سے ذخیرہ کیا جا رہا ہے۔

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو کیسے ٹیگ کریں۔

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرنا ایک سیدھا سادہ عمل ہے جسے چند مراحل میں مکمل کیا جا سکتا ہے۔ شروع کرنے میں آپ کی مدد کے لیے یہاں ایک مرحلہ وار گائیڈ ہے:

• مرحلہ 1: اپنے شیئرپوائنٹ اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں۔
• مرحلہ 2: دستاویز کی لائبریری کھولیں جہاں آپ دستاویزات کو ٹیگ کرنا چاہتے ہیں۔
• مرحلہ 3: وہ دستاویز منتخب کریں جسے آپ ٹیگ کرنا چاہتے ہیں۔
• مرحلہ 4: ربن مینو پر ٹیگز اور نوٹس کے آپشن پر کلک کریں۔
• مرحلہ 5: وہ ٹیگز درج کریں جو آپ دستاویز میں تفویض کرنا چاہتے ہیں۔
• مرحلہ 6: ٹیگز کو محفوظ کرنے کے لیے محفوظ کریں پر کلک کریں۔
• مرحلہ 7: ہر دستاویز کے لیے ان اقدامات کو دہرائیں جسے آپ ٹیگ کرنا چاہتے ہیں۔

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرنے کے بہترین طریقے

SharePoint Office 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرتے وقت، درج ذیل بہترین طریقوں کو ذہن میں رکھنا ضروری ہے:

• ایک مستقل ٹیگنگ سسٹم بنائیں: ایک معیاری ٹیگنگ سسٹم بنائیں جو سمجھنے اور استعمال کرنے میں آسان ہو۔
• واضح اور وضاحتی ٹیگز استعمال کریں: ایسے ٹیگز استعمال کریں جو دستاویز کے مواد، مقصد اور سامعین کو واضح اور درست طریقے سے بیان کرتے ہوں۔
• ٹیگز کو اپ ٹو ڈیٹ رکھیں: وقتاً فوقتاً ٹیگز کا جائزہ لیں اور اپ ڈیٹ کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ متعلقہ اور درست رہیں۔
• مناسب سیکورٹی کو یقینی بنائیں: یقینی بنائیں کہ صرف مجاز صارفین ہی ٹیگز تک رسائی اور ترمیم کر سکتے ہیں۔

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں ٹیگز کا استعمال کیسے کریں۔

دستاویزات کو ٹیگ کرنے کے بعد، صارفین SharePoint Office 365 میں تلاش اور فلٹرنگ کی صلاحیتوں سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، صارف مخصوص ٹیگز کے ساتھ دستاویزات کو تیزی سے تلاش کرنے کے لیے Filter by Tags کا اختیار استعمال کر سکتے ہیں۔ مزید برآں، صارفین تلاش کے ذریعے ٹیگز کے آپشن کو استعمال کر کے ایسی دستاویزات تلاش کر سکتے ہیں جن میں مخصوص مطلوبہ الفاظ یا فقرے ہوں۔

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں ٹیگز کا نظم کیسے کریں۔

SharePoint Office 365 صارفین کو ٹیگز کا نظم کرنے اور اس بات کو یقینی بنانے کی صلاحیت بھی فراہم کرتا ہے کہ وہ منظم اور تازہ ترین رہیں۔ ٹیگز کا نظم کرنے کے لیے، صارف ربن مینو میں مینیج ٹیگز کا اختیار استعمال کر سکتے ہیں۔ یہ صارفین کو ضرورت کے مطابق ٹیگز بنانے، ترمیم کرنے اور حذف کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں ٹیگز کیسے دیکھیں

SharePoint Office 365 میں ٹیگز دیکھنے کے لیے، صارف ربن مینو میں ویو ٹیگز کا اختیار استعمال کر سکتے ہیں۔ اس سے کسی دستاویز سے وابستہ تمام ٹیگز کی فہرست کھل جائے گی، جس سے ضرورت کے مطابق ٹیگز کو تیزی سے دیکھنا اور ان میں ترمیم کرنا آسان ہو جائے گا۔

نتیجہ

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرنا دستاویز کے انتظام کو ہموار کرنے اور اس بات کو یقینی بنانے کا ایک مؤثر طریقہ ہے کہ دستاویزات تلاش کرنا اور ان تک رسائی آسان ہے۔ ٹیگنگ کی حکمت عملی کو نافذ کرنے کے لیے وقت نکال کر اور ٹیگنگ کے لیے بہترین طریقوں پر عمل کرنے سے، صارفین شیئرپوائنٹ آفس 365 میں تلاش اور فلٹرنگ کی صلاحیتوں سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں تاکہ دستاویزات کو تیزی سے تلاش کیا جا سکے۔

متعلقہ سوالات

شیئرپوائنٹ ٹیگنگ کیا ہے؟

شیئرپوائنٹ ٹیگنگ دستاویزات میں لیبلز یا ٹیگز کو شامل کرنے کا عمل ہے تاکہ ان کی درجہ بندی اور ان کو منظم کیا جا سکے۔ یہ ٹیگز صارفین کو کسی خاص موضوع یا پروجیکٹ سے متعلق دستاویزات اور دیگر مواد کو تیزی سے تلاش کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ ٹیگز کو صارفین کی طرف سے دستی طور پر دستاویزات میں شامل کیا جا سکتا ہے، یا وہ خود بخود SharePoint کے ذریعے شامل کیے جا سکتے ہیں۔ ٹیگز کو متعدد شیئرپوائنٹ سائٹس پر بھی شیئر کیا جا سکتا ہے، جس سے دستاویزات کو تلاش کرنا اور تلاش کرنا آسان ہو جاتا ہے۔

شیئرپوائنٹ ٹیگنگ مواد کے ساتھ صارف کی مصروفیت بڑھانے میں بھی مدد کرتی ہے۔ صارفین کو ان کی دلچسپیوں سے متعلق مواد کو تیزی سے تلاش کرنے کی اجازت دے کر، ان کے مصروف ہونے اور زیادہ دیر تک سائٹ پر رہنے کا امکان زیادہ ہوتا ہے۔ یہ شیئرپوائنٹ کے صارف کو اپنانے میں اضافہ اور مجموعی طور پر بہتر صارف کے تجربے کا باعث بن سکتا ہے۔

میں شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو کیسے ٹیگ کروں؟

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرنا آسان ہے۔ دستاویز لائبریری میں، وہ دستاویز منتخب کریں جسے آپ ٹیگ کرنا چاہتے ہیں۔ پھر ربن میں ٹیگز اور نوٹس کے آئیکون پر کلک کریں۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ وہ ٹیگز داخل کر سکتے ہیں جو آپ استعمال کرنا چاہتے ہیں۔ آپ ہر دستاویز میں متعدد ٹیگز شامل کر سکتے ہیں، اور یہ ٹیگز ہر اس شخص کو نظر آئیں گے جن کی دستاویز تک رسائی ہے۔

ٹیگ شامل ہونے کے بعد، اسے لائبریری میں متعلقہ دستاویزات کو تیزی سے تلاش کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ کسی خاص ٹیگ کے ساتھ دستاویزات تلاش کرنے کے لیے، صرف تلاش کے خانے میں ٹیگ کا نام درج کریں۔ شیئرپوائنٹ پھر اس ٹیگ کے ساتھ تمام دستاویزات کی فہرست دکھائے گا۔ اس سے کسی خاص موضوع یا پروجیکٹ سے متعلق دستاویزات کو تلاش کرنا آسان ہوجاتا ہے۔

ونڈوز 7 ٹیکسٹ ایڈیٹر

شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرنے کے کیا فوائد ہیں؟

SharePoint Office 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرنا بہت سے فوائد پیش کرتا ہے۔ سب سے پہلے، یہ صارفین کو متعلقہ دستاویزات اور مواد کو تیزی سے تلاش کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس سے صارفین کے لیے متعدد دستاویزات کو دستی طور پر چھاننے میں وقت گزارے بغیر اپنی مطلوبہ معلومات تلاش کرنا آسان ہو جاتا ہے۔

دوسرا، دستاویزات کو ٹیگ کرنے سے صارف کی مصروفیت کو بہتر بنانے میں بھی مدد ملتی ہے۔ صارفین کو متعلقہ مواد کو تیزی سے تلاش کرنے کی اجازت دے کر، ان کے زیادہ دیر تک سائٹ پر رہنے اور مواد کے ساتھ زیادہ مشغول ہونے کا امکان زیادہ ہوتا ہے۔ اس سے صارف کے شیئرپوائنٹ کو اپنانے میں مدد ملتی ہے اور صارف کا مجموعی تجربہ بہتر ہوتا ہے۔ آخر میں، دستاویزات کو ٹیگ کرنے سے دستاویزات اور مواد کو ترتیب دینے میں بھی مدد ملتی ہے، جس سے صارفین کو اپنی ضرورت کی تلاش میں آسانی ہوتی ہے۔

میں شیئرپوائنٹ آفس 365 میں ٹیگز کا انتظام کیسے کروں؟

SharePoint Office 365 میں ٹیگز کا نظم کرنا آسان ہے۔ ٹیگز کا نظم کرنے کے لیے، لائبریری کھولیں جہاں آپ ٹیگز کا نظم کرنا چاہیں گے۔ پھر ربن میں ٹیگز اور نوٹس کے آئیکون پر کلک کریں۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ ٹیگز کو دیکھ، شامل اور حذف کر سکتے ہیں۔ آپ موجودہ ٹیگز کا نام بھی بدل سکتے ہیں اور ہر ٹیگ میں نوٹ شامل کر سکتے ہیں۔

مزید برآں، آپ ان دستاویزات کی فہرست دیکھ سکتے ہیں جو ہر ٹیگ سے وابستہ ہیں۔ یہ آپ کو کسی خاص موضوع یا پروجیکٹ سے متعلق دستاویزات کو تیزی سے تلاش کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ آپ اس ونڈو سے دستاویزات میں ٹیگ بھی شامل کر سکتے ہیں، جس سے ایک ہی وقت میں متعدد دستاویزات میں ٹیگز شامل کرنا آسان ہو جاتا ہے۔

کیا میں ایک سے زیادہ شیئرپوائنٹ سائٹس پر ٹیگز شیئر کر سکتا ہوں؟

ہاں، آپ متعدد شیئرپوائنٹ سائٹس پر ٹیگز کا اشتراک کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، وہ لائبریری کھولیں جہاں آپ ٹیگز شیئر کرنا چاہیں گے۔ پھر ربن میں ٹیگز اور نوٹس کے آئیکون پر کلک کریں۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ ٹیگز کو دیکھ، شامل اور حذف کر سکتے ہیں۔

ٹیگ شیئر کرنے کے لیے، ٹیگ کے ساتھ والے شیئر بٹن پر کلک کریں۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ ان شیئرپوائنٹ سائٹس کو منتخب کر سکتے ہیں جن کے ساتھ آپ ٹیگ کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔ ایک بار جب آپ سائٹس کو منتخب کر لیتے ہیں، تو ان سائٹس کے ساتھ ٹیگ کا اشتراک کرنے کے لیے شیئر پر کلک کریں۔ یہ صارفین کو کسی خاص موضوع یا پروجیکٹ سے متعلق دستاویزات کو تیزی سے تلاش کرنے کی اجازت دیتا ہے، قطع نظر اس کے کہ وہ کس شیئرپوائنٹ سائٹ پر ہیں۔

کیا میں شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو خودکار طور پر ٹیگ کر سکتا ہوں؟

ہاں، آپ شیئرپوائنٹ آفس 365 میں دستاویزات کو خود بخود ٹیگ کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، وہ لائبریری کھولیں جہاں آپ ٹیگز شامل کرنا چاہتے ہیں۔ پھر ربن میں ٹیگز اور نوٹس کے آئیکون پر کلک کریں۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ ٹیگز کو دیکھ، شامل اور حذف کر سکتے ہیں۔

اینٹیمل ویئر سروس ایگزیکیوٹیبل ہائی میموری

ایک بار جب آپ نے وہ ٹیگ بنائے ہیں جنہیں آپ استعمال کرنا چاہتے ہیں، تو آپ خودکار ٹیگنگ ورک فلو سیٹ کر سکتے ہیں۔ یہ ورک فلو دستاویزات میں ٹیگز کو خود بخود شامل کر دے گا کیونکہ وہ اپ لوڈ یا ترمیم کر رہے ہیں۔ اس سے یہ یقینی بنانا آسان ہو جاتا ہے کہ دستاویزات ہمیشہ مناسب طریقے سے لیبل اور منظم ہیں۔ خودکار ورک فلو کو ایک مخصوص شیڈول پر چلانے کے لیے ترتیب دیا جا سکتا ہے یا مخصوص واقعات سے متحرک کیا جا سکتا ہے۔

SharePoint Office 365 میں دستاویزات کو ٹیگ کرنا منظم رہنے اور دستاویزات کو تیزی سے تلاش کرنے کا ایک ناقابل یقین حد تک مفید طریقہ ہے۔ صرف چند آسان اقدامات کے ساتھ، آپ فوری طور پر ٹیگز ترتیب دے سکتے ہیں اور انہیں دستاویزات پر لاگو کر سکتے ہیں۔ اس سے دستاویز کے انتظام کو آسان بنانے میں مدد مل سکتی ہے، اور ساتھ ہی اس بات کو یقینی بنانے میں مدد مل سکتی ہے کہ دفتر میں موجود ہر شخص اپنی مطلوبہ دستاویزات کو تیزی سے تلاش کرنے کے قابل ہے۔ SharePoint Office 365 کے ساتھ، آپ دستاویز کے انتظام کو ہوا کا جھونکا بنا سکتے ہیں۔