شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کیسے کریں؟

کیا آپ اپنی شیئرپوائنٹ فہرستوں کو منظم اور آسانی سے رسائی میں رکھنے کے لیے ایک مؤثر طریقہ تلاش کر رہے ہیں؟ شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کرنا یہ یقینی بنانے کا ایک بہترین طریقہ ہے کہ آپ کو اپنی اہم معلومات تک فوری رسائی حاصل ہے۔ اس آرٹیکل میں، ہم SharePoint لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کرنے کے بہترین طریقوں پر بات کریں گے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ اس قابل قدر خصوصیت سے صحیح طریقے سے فائدہ اٹھا رہے ہیں۔

• اس فہرست پر جائیں جس سے آپ آئٹمز کو آرکائیو کرنا چاہتے ہیں۔
• وہ آئٹمز منتخب کریں جنہیں آپ آرکائیو کرنا چاہتے ہیں۔
• انتخاب پر دائیں کلک کریں اور آرکائیو آئٹمز کو منتخب کریں۔
• منتخب اشیاء کو آرکائیو کی فہرست میں منتقل کر دیا جائے گا۔

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کیا ہیں؟

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز فائلیں یا معلومات کے ٹکڑے ہیں جو شیئرپوائنٹ کی فہرست میں محفوظ ہیں۔ ان کا استعمال ساتھیوں اور صارفین کے ساتھ ڈیٹا کو ذخیرہ کرنے، منظم کرنے اور ان کا اشتراک کرنے کے لیے کیا جا سکتا ہے۔ شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو دستاویزات، تصاویر، ویڈیوز اور دیگر ڈیجیٹل مواد کو ذخیرہ کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ وہ مرکزی ذخیرہ میں معلومات کو ذخیرہ کرنے اور ان تک رسائی کا ایک آسان طریقہ فراہم کرتے ہیں۔

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹم شیئرپوائنٹ کی فہرست میں ایک قطار ہے۔ ہر قطار میں ڈیٹا کے کالم ہوتے ہیں، جیسے عنوان، تفصیل اور دیگر فیلڈز۔ شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کا استعمال شیئرپوائنٹ سائٹ کے اندر ڈیٹا کو ذخیرہ کرنے اور ان کا نظم کرنے کے لیے کیا جاتا ہے۔ وہ مرکزی طور پر معلومات کو ذخیرہ کرنے، منظم کرنے اور ان تک رسائی کا بہترین طریقہ ہیں۔

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کیسے کریں؟

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کرنا انہیں منظم اور آسانی سے قابل رسائی رکھنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ یہ صارفین کو اپنے مطلوبہ ڈیٹا کو تیزی سے تلاش کرنے اور اس تک رسائی کی اجازت دیتا ہے، جبکہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ پرانی معلومات اب بھی دستیاب ہے۔ صارف کی ترجیحات پر منحصر ہے، آرکائیونگ دستی طور پر یا خود بخود کی جا سکتی ہے۔

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو دستی طور پر آرکائیو کرنا

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو دستی طور پر آرکائیو کرنا ایک آسان عمل ہے۔ شروع کرنے کے لیے، وہ فہرست کھولیں جس میں آپ آئٹمز کو محفوظ کرنا چاہتے ہیں۔ پھر، وہ آئٹمز منتخب کریں جنہیں آپ آرکائیو کرنا چاہتے ہیں اور آرکائیو بٹن پر کلک کریں۔ اشیاء کو ایک محفوظ شدہ فہرست میں منتقل کر دیا جائے گا جہاں ضرورت پڑنے پر ان تک آسانی سے رسائی حاصل کی جا سکتی ہے۔

ایم ایس ڈسپلے اڈاپٹر متصل نہیں

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو خودکار طور پر آرکائیو کرنا

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو خودکار طور پر آرکائیو کرنا آپ کی فہرست کو منظم اور آسانی سے قابل رسائی رکھنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ خودکار آرکائیونگ سیٹ اپ کرنے کے لیے، وہ فہرست کھولیں جہاں آپ آئٹمز کو آرکائیو کرنا چاہتے ہیں اور سیٹنگز بٹن پر کلک کریں۔ ایڈوانسڈ سیٹنگز کے تحت، آرکائیو لسٹ آئٹمز کا آپشن منتخب کریں اور ان دنوں کی تعداد درج کریں جو آپ آئٹمز کو فہرست میں رکھنا چاہتے ہیں۔

محفوظ شدہ شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز دیکھنا

محفوظ شدہ شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز دیکھتے وقت، آپ محفوظ شدہ فہرست کو کھول سکتے ہیں اور آئٹمز دیکھ سکتے ہیں۔ مزید برآں، آپ تاریخ کی حد، آئٹم کی قسم، اور دیگر معیارات کے لحاظ سے محفوظ شدہ آئٹمز کو تلاش کرنے کے لیے ایڈوانسڈ فلٹر فیچر استعمال کر سکتے ہیں۔

ایڈمنسٹریٹر ونڈوز 10 کے طور پر نہیں چلا سکتے ہیں

محفوظ شدہ شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو بحال کرنا

محفوظ شدہ شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو بحال کرنا ایک آسان عمل ہے۔ کسی آئٹم کو بحال کرنے کے لیے، محفوظ شدہ فہرست کو کھولیں اور وہ آئٹم منتخب کریں جسے آپ بحال کرنا چاہتے ہیں۔ پھر، بحال بٹن پر کلک کریں اور آئٹم کو اصل فہرست میں واپس لے جایا جائے گا۔

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کرتے وقت سیکیورٹی

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کرتے وقت، ڈیٹا کو محفوظ رکھنا ضروری ہے۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ ڈیٹا محفوظ ہے، فہرست کے لیے رسائی کنٹرول سیٹ اپ کرنے کے لیے سیکیورٹی کا اختیار استعمال کریں۔ یہ یقینی بنائے گا کہ صرف مجاز صارفین ہی فہرست اور اس میں محفوظ ڈیٹا تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کرنے کے لیے نکات

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کرتے وقت، درج ذیل تجاویز پر غور کرنا ضروری ہے:

• آئٹمز کو باقاعدگی سے آرکائیو کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ منظم اور آسانی سے قابل رسائی ہیں۔
• وقت بچانے کے لیے خودکار آرکائیونگ سیٹ اپ کریں۔
• محفوظ شدہ اشیاء کو تلاش کرنے کے لیے ایڈوانسڈ فلٹر فیچر کا استعمال کریں۔
• ضرورت پڑنے پر اشیاء کو بحال کریں۔
• رسائی کنٹرول ترتیب دے کر یقینی بنائیں کہ ڈیٹا محفوظ ہے۔

نتیجہ

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کرنا انہیں منظم اور آسانی سے قابل رسائی رکھنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ یہ صارفین کو اپنے مطلوبہ ڈیٹا کو تیزی سے تلاش کرنے اور اس تک رسائی کی اجازت دیتا ہے، جبکہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ پرانی معلومات اب بھی دستیاب ہے۔ صارف کی ترجیحات پر منحصر ہے، آرکائیونگ دستی طور پر یا خود بخود کی جا سکتی ہے۔ مزید برآں، یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ رسائی کنٹرول ترتیب دے کر ڈیٹا محفوظ ہے۔ ان تجاویز پر عمل کرنے سے اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملے گی کہ آپ کے شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز صحیح طریقے سے محفوظ اور محفوظ ہیں۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

شیئرپوائنٹ میں آرکائیونگ کیا ہے؟

شیئرپوائنٹ میں آرکائیونگ ایک ایسی خصوصیت ہے جو صارفین کو معلومات کو محفوظ ذخیرہ میں ذخیرہ کرنے اور ان کا نظم کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ یہ صارفین کو فولڈرز یا لائبریریوں میں ڈیٹا ذخیرہ کرنے اور معلومات تک تیزی سے رسائی کی اجازت دیتا ہے۔ آرکائیونگ کے ساتھ، صارف ڈیٹا کو محفوظ سرور پر اسٹور کر سکتے ہیں، اور کسی بھی مقام سے ڈیٹا تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں، جس سے ڈیٹا تک رسائی اور انتظام کرنا آسان ہو جاتا ہے۔

آرکائیونگ ڈیٹا کو بیک اپ کرنے کا ایک محفوظ اور موثر طریقہ بھی فراہم کرتا ہے، اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے کہ ضرورت پڑنے پر ڈیٹا ہمیشہ دستیاب ہو۔ یہ سرور اسٹوریج کے اخراجات کو کم کرنے میں بھی مدد کرتا ہے، کیونکہ ڈیٹا محفوظ سرور پر محفوظ ہوتا ہے، اضافی اسٹوریج کی جگہ کی ضرورت کو کم کرتا ہے۔

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کیسے کریں؟

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کرنا ایک سادہ عمل ہے۔ پہلا قدم فہرست آئٹم کو منتخب کرنا ہے جسے آپ آرکائیو کرنا چاہتے ہیں۔ اس کے بعد، آپ آرکائیو کی ترتیبات کی وضاحت کر سکتے ہیں، جیسے کہ کن فیلڈز کو آرکائیو کیا جانا چاہیے، اور محفوظ شدہ آئٹم کو کہاں محفوظ کرنا چاہیے۔ ایک بار ترتیبات کی وضاحت ہو جانے کے بعد، فہرست آئٹم کو محفوظ کیا جا سکتا ہے۔

ایک جعلی سرخی بنائیں

اگلا مرحلہ محفوظ شدہ آئٹم تک رسائی حاصل کرنا ہے۔ یہ فہرست میں آئٹم کو منتخب کرکے اور پھر آرکائیو آپشن کو منتخب کرکے کیا جاسکتا ہے۔ اس کے بعد آئٹم کو نامزد آرکائیو مقام میں محفوظ کیا جائے گا۔ اس کے بعد آرکائیو شدہ آئٹم تک رسائی اور آرکائیو لائبریری یا فولڈر سے انتظام کیا جا سکتا ہے۔

آرکائیونگ لسٹ آئٹمز کے کیا فائدے ہیں؟

شیئرپوائنٹ میں لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کرنا بہت سے فوائد فراہم کرتا ہے۔ سب سے پہلے، یہ صارفین کو ڈیٹا کو محفوظ طریقے سے ذخیرہ کرنے اور اس کا نظم کرنے، اور کسی بھی مقام سے ڈیٹا تک رسائی کی اجازت دیتا ہے۔ یہ سرور کے ذخیرہ کرنے کے اخراجات کو کم کرنے میں بھی مدد کرتا ہے، کیونکہ ڈیٹا محفوظ سرور پر محفوظ ہوتا ہے۔

مزید برآں، فہرست آئٹمز کو آرکائیو کرنا محفوظ شدہ ڈیٹا کو تلاش کرنا اور بازیافت کرنا آسان بناتا ہے۔ جب فہرست کے آئٹمز کو آرکائیو کیا جاتا ہے، تو انہیں ایک نامزد آرکائیو فولڈر میں محفوظ کیا جاتا ہے، جو ضرورت پڑنے پر ڈیٹا تک رسائی کو آسان بناتا ہے۔ اس سے صارفین کے لیے محفوظ شدہ ڈیٹا تک رسائی اور ان کا نظم کرنا آسان ہو جاتا ہے، کیونکہ وہ اپنی ضرورت کی چیز کو آسانی سے تلاش کر سکتے ہیں۔

کیا آرکائیونگ لسٹ آئٹمز اسٹوریج کی جگہ لیتی ہے؟

شیئرپوائنٹ میں فہرست آئٹمز کو آرکائیو کرنے سے اسٹوریج کی جگہ نہیں لی جاتی ہے۔ ڈیٹا ایک محفوظ سرور پر ذخیرہ کیا جاتا ہے، اور کمپیوٹر یا سرور پر ذخیرہ نہیں کیا جاتا ہے جہاں شیئرپوائنٹ کی فہرست محفوظ کی جاتی ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ ڈیٹا کوئی اضافی اسٹوریج کی جگہ نہیں لے رہا ہے، اور محفوظ ہے اور کسی بھی جگہ سے قابل رسائی ہے۔

فہرست آئٹمز کو آرکائیو کرنے سے سرور کے اسٹوریج کے اخراجات کو کم کرنے میں بھی مدد ملتی ہے، کیونکہ ڈیٹا کو محفوظ سرور پر محفوظ کیا جاتا ہے، اضافی اسٹوریج کی جگہ کی ضرورت کو کم کرتا ہے۔ اس سے ڈیٹا کو محفوظ طریقے سے اسٹور کرنا اور اس کا نظم کرنا آسان ہوجاتا ہے، اور ڈیٹا کو برقرار رکھنے کی لاگت کم ہوجاتی ہے۔

کیا میں محفوظ شدہ فہرست اشیاء تک رسائی حاصل کر سکتا ہوں؟

جی ہاں، محفوظ شدہ فہرست کی اشیاء کو نامزد آرکائیو فولڈر سے حاصل کیا جا سکتا ہے۔ آرکائیو شدہ آئٹم تک رسائی اور آرکائیو لائبریری یا فولڈر سے انتظام کیا جا سکتا ہے۔ مزید برآں، صارفین اپنی مطلوبہ شے کو تلاش کر سکتے ہیں، کیونکہ فہرست کے آئٹمز کو ایک نامزد آرکائیو فولڈر میں محفوظ کیا جاتا ہے۔

جاوا کی ترتیبات ونڈوز 10

فہرست آئٹمز کو آرکائیو کرنا بھی محفوظ شدہ ڈیٹا کو تلاش کرنا اور بازیافت کرنا آسان بناتا ہے۔ جب فہرست کے آئٹمز کو آرکائیو کیا جاتا ہے، تو انہیں ایک نامزد آرکائیو فولڈر میں محفوظ کیا جاتا ہے، جو ضرورت پڑنے پر ڈیٹا تک رسائی کو آسان بناتا ہے۔ اس سے صارفین کے لیے محفوظ شدہ ڈیٹا تک رسائی اور ان کا نظم کرنا آسان ہو جاتا ہے، کیونکہ وہ اپنی ضرورت کی چیز کو آسانی سے تلاش کر سکتے ہیں۔

کیا میں محفوظ شدہ فہرست کی اشیاء کو حذف کر سکتا ہوں؟

ہاں، محفوظ شدہ فہرست کے آئٹمز کو حذف کیا جا سکتا ہے۔ آرکائیو شدہ آئٹم کو حذف کرنے کے لیے، صرف فہرست میں موجود آئٹم کو منتخب کریں اور پھر حذف کا اختیار منتخب کریں۔ یہ آرکائیو فولڈر سے آئٹم کو حذف کر دے گا۔

یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ آرکائیو شدہ آئٹم کو حذف کرتے وقت، آئٹم کو آرکائیو فولڈر سے مستقل طور پر حذف کر دیا جائے گا۔ لہذا، یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ آئٹم کو حذف کرنے سے پہلے اس کی مزید ضرورت نہیں ہے۔ مزید برآں، آئٹم کو حذف کرنے سے پہلے ڈیٹا کا بیک اپ لینے کی سفارش کی جاتی ہے، تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ڈیٹا ضائع نہ ہو۔

شیئرپوائنٹ لسٹ آئٹمز کو آرکائیو کرنا آپ کے دستاویزات کو منظم اور آسانی سے قابل رسائی رکھنے کا ایک موثر طریقہ ہے۔ اس سے نہ صرف وقت اور توانائی کی بچت ہوتی ہے، بلکہ یہ آپ کو ضرورت پڑنے پر تیزی سے تلاش کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے۔ صحیح ٹولز کے ساتھ، SharePoint میں فہرست اشیاء کو آرکائیو کرنا ایک سادہ اور سیدھا عمل ہو سکتا ہے۔ اس مضمون میں بیان کردہ اقدامات پر عمل کرکے، آپ شیئرپوائنٹ میں فہرست کی اشیاء کو آسانی سے آرکائیو کرنا شروع کر سکتے ہیں اور اپنے دستاویز کے انتظام کے عمل کو ہموار کرنے میں مدد کر سکتے ہیں۔