مائیکروسافٹ آؤٹ لک میں میل باکس کے سائز کو کمپریس اور کم کرنے کا طریقہ

اگر آپ کا میل باکس بھر رہا ہے، تو آپ کو اس کا سائز کم کرنے یا کم کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ مائیکروسافٹ آؤٹ لک میں ایسا کرنے کے بارے میں کچھ نکات یہ ہیں۔ پہلے آؤٹ لک کھولیں اور فائل ٹیب پر جائیں۔ پھر، آپشنز کو منتخب کریں اور میل پر کلک کریں۔ بھیجیں/وصول کریں کی سرخی کے تحت، اس بٹن پر کلک کریں جس میں کہا گیا ہے کہ ردی کی ٹوکری کو خالی کریں۔ یہ آپ کے کوڑے دان کے فولڈر میں موجود تمام آئٹمز کو حذف کر دے گا اور کچھ جگہ خالی کر دے گا۔ اگلا، فولڈرز کے ٹیب پر جائیں اور ویو سیٹنگز پر کلک کریں۔ ویو سیٹنگز ڈائیلاگ باکس کے تحت خالی فولڈرز بٹن پر کلک کریں۔ یہ آپ کے میل باکس میں موجود کسی بھی خالی فولڈر کو حذف کر دے گا۔ آخر میں، فائل ٹیب پر جائیں اور کلین اپ ٹولز پر کلک کریں۔ کلین اپ ٹولز ڈائیلاگ باکس کے تحت، میل باکس کلین اپ بٹن پر کلک کریں۔ یہ آپ کو اپنے میل باکس میں موجود پرانی یا غیر استعمال شدہ اشیاء کو حذف کرنے کی اجازت دے گا۔ ان اقدامات پر عمل کرکے، آپ کو اپنے میل باکس کا سائز کم کرنے اور اسے بھرنے سے روکنے کے قابل ہونا چاہیے۔

میرے ڈاؤن لوڈ انٹرنیٹ ایکسپلورر کے ساتھ کیوں کھلتے ہیں

مائیکروسافٹ آؤٹ لک ، آؤٹ لک کے لیے کلائنٹ، یا لائیو ای میل سروس، ای میل اور منسلکات کو آف لائن محفوظ کریں۔ جیسے جیسے آپ ای میلز وصول کرتے اور بھیجتے ہیں، ڈیٹا بیس کا سائز بڑھتا ہی چلا جاتا ہے۔ اگرچہ یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ جب آپ انٹرنیٹ سے منسلک نہ ہوں تو آپ اپنے ای میل تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں، اس کا مطلب یہ بھی ہے کہ آپ کا میل باکس بڑھتا رہتا ہے۔ اس پوسٹ میں، ہم بتائیں گے کہ آپ کس طرح مائیکروسافٹ آؤٹ لک میں میل باکس کے سائز کو کمپریس اور کم کر سکتے ہیں۔

مائیکروسافٹ آؤٹ لک میں میل باکس کا سائز سکڑیں اور کم کریں۔

بڑے میل باکس کا نقصان یہ ہے کہ یہ چیزوں کو سست کر دیتا ہے۔ کسی چیز کو دریافت کرنے اور تلاش کرنے میں زیادہ وقت لگتا ہے۔ اس کے علاوہ، ای میل سروس فراہم کرنے والے جیسے آفس 365 میل باکس کے زیادہ سے زیادہ سائز کو محدود کرتے ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ جب تک آپ Microsoft Outlook میں میل باکس کا سائز کم نہیں کرتے، آپ ای میل بھیج یا وصول نہیں کر سکیں گے۔

آؤٹ لک میل باکس کا سارا ڈیٹا کہاں محفوظ ہے۔

اگر آپ POP یا IMAP فیچر استعمال کرتے ہیں تو تمام فائلیں، ای میلز، فولڈرز، رابطے وغیرہ آؤٹ لک ڈیٹا فائل (.pst) میں محفوظ ہوتے ہیں۔ اگر آپ Office 365، Exchange، یا Outlook.com اکاؤنٹ استعمال کر رہے ہیں، تو آپ کا میل باکس ڈیٹا آف لائن آؤٹ لک ڈیٹا فائل (.ost) میں دستیاب ہے۔ ای میلز اور اٹیچمنٹس کو حذف کرنے سے مدد مل سکتی ہے اگر آپ PST فائل میں تمام معلومات محفوظ کر لیتے ہیں، لیکن یہ خود سے کمپریس نہیں ہوتا ہے۔

نوٹ: ہم نے آؤٹ لک سے فائلوں کو حذف کرنے کے مزید دو طریقوں پر تبادلہ خیال کیا ہے۔ اگر آپ انہیں استعمال کرتے ہیں اور پھر دستی طور پر میل باکس فائل کا سائز کم کرتے ہیں، تو یہ مستقبل میں مدد کرے گا۔

ڈائریکٹری نتائج اسکائپ لوڈ کرنے سے قاصر ہے

آؤٹ لک ڈیٹا فائل کو سکیڑیں اور سکڑیں (.pst)

PST فائل کا فائدہ یہ ہے کہ جب ای میلز کو ڈیلیٹ کر دیا جاتا ہے تو یہ بیک گراؤنڈ میں ڈیٹا بیس کو خود بخود کمپیکٹ کر لیتی ہے۔ کمپریشن کا عمل اس وقت ہوتا ہے جب آپ آؤٹ لک استعمال نہیں کر رہے ہوتے ہیں۔ آپ اسے دستی طور پر درج ذیل کام کرکے بھی کمپریس کرسکتے ہیں۔

1. آؤٹ لک کھولیں اور ناپسندیدہ اشیاء کو حذف کریں۔ حذف ہونے پر، فائلیں حذف شدہ آئٹمز فولڈر میں ختم ہوجاتی ہیں۔ دائیں کلک کریں اور اسے صاف کریں۔
2. فائل > اکاؤنٹ کی ترتیبات > پر کلک کریں۔ اکاؤنٹ کی ترتیبات .
3. تبدیل کرنا تاریخ کی فائلیں۔ ٹیب وہ ڈیٹا فائل منتخب کریں جسے آپ کمپریس کرنا چاہتے ہیں۔ پھر کلک کریں۔ ترتیبات .
4. ایڈوانسڈ ٹیب> پر کلک کریں۔ آؤٹ لک ڈیٹا فائل کی ترتیبات۔
5. آؤٹ لک ڈیٹا فائل آپشنز ڈائیلاگ باکس میں، کلک کریں۔ اب کمپریس کریں۔ اور پھر کلک کریں ٹھیک .

PST فائل کے سائز پر منحصر ہے، کمپریشن میں کئی منٹ لگ سکتے ہیں۔

آف لائن آؤٹ لک ڈیٹا فائل کو سکیڑیں اور سکڑیں (.ost)

بہت سے ای میل اکاؤنٹس ڈیٹا کو ذخیرہ کرنے کے لیے آف لائن آؤٹ لک ڈیٹا فائل کا استعمال کرتے ہیں۔ ایک OST یا آف لائن آؤٹ لک ڈیٹا فائل PST یا آؤٹ لک ڈیٹا فائل کی طرح ایک استثناء کے ساتھ ہے۔ آپ آف لائن آؤٹ لک ڈیٹا فائل (.ost) میں درآمد یا برآمد نہیں کر سکتے۔

1. کلک کریں۔ فائل > اکاؤنٹ کی ترتیبات، اکاؤنٹ کی ترتیبات .
2. پر تاریخ کی فائلیں۔ ، اس ڈیٹا فائل پر کلک کریں جسے آپ کمپریس کرنا چاہتے ہیں، اور پھر کلک کریں۔ ترتیبات .
3. آئیکن پر کلک کریں۔ اعلی درجے کی ٹیب> آؤٹ لک ڈیٹا فائل کے اختیارات .
4. آؤٹ لک ڈیٹا فائل آپشنز ڈائیلاگ باکس میں، کلک کریں۔ اب کمپریس کریں۔ اور پھر کلک کریں ٹھیک .

میل کلین اپ ٹول استعمال کریں۔

آؤٹ لک ایک بلٹ ان میل کلین اپ ٹول پیش کرتا ہے، یا آپ استعمال کر سکتے ہیں۔ آؤٹ لک اٹیچمنٹ کلین اپ ٹول پرانے اور بڑے پیغامات کو تلاش کرنے کے لیے جنہیں حذف یا PST فائل میں منتقل کیا جا سکتا ہے۔ یہ ان ای میلز کی کاپیاں بھی حذف کر سکتا ہے جو میل سرور سے متصادم ہیں۔ بعض اوقات ہم سرور سے فائلوں کو حذف کر دیتے ہیں، لیکن وہ اب بھی کلائنٹ پر دستیاب رہتی ہیں، جگہ لے کر۔

میل باکس کلین اپ ٹول چلائیں۔

غلطی کا کوڈ: 0x80070017

1. فائل > ٹولز > میل باکس کلین اپ پر کلک کریں۔
2. میل باکس کا سائز دیکھیں، اس سے زیادہ پرانی اشیاء تلاش کریں، اس سے بڑی اشیاء تلاش کریں، حذف شدہ آئٹم کا سائز دیکھیں، حذف شدہ اشیاء کے لیے خالی فولڈر دیکھیں، تصادم کا سائز دیکھیں، یا مطلوبہ کام چلانے کے لیے خالی تنازعات دیکھیں۔

بات چیت کی صفائی کا ٹول استعمال کریں۔

آؤٹ لک برائے آفس 365 آؤٹ لک 2019 آؤٹ لک 2016 آفس فار بزنس آؤٹ لک 2013 اور دیگر بات چیت کلینر ٹول . بات چیت یا ای میل خط و کتابت ایک جیسے ہیں۔ 'ٹاک ٹول' ہوشیار ہے۔ یہ ہر پیغام کے مواد کی جانچ کرے گا، اور اگر ای میل کا کچھ حصہ پیش نظارہ پیغامات میں سے کسی میں دستیاب ہے، تو یہ اسے حذف کر دے گا۔

آپ کے پاس مائیکروسافٹ آؤٹ لک میں میل باکس کے سائز کو سکیڑنے اور کم کرنے کے لیے تین اضافی اختیارات ہیں۔

• کلیئر منتخب گفتگو کو چیک کرتا ہے۔
• فولڈر کلین اپ منتخب فولڈر کو براؤز کرتا ہے۔
• صاف فولڈر اور ذیلی فولڈرز بھی ذیلی فولڈرز کو چیک کرتا ہے۔

Microsoft Outlook میں میل باکس کے سائز کو سکیڑنے اور کم کرنے میں آپ کی مدد کرنے کے لیے یہ بہترین تجاویز ہیں۔ تاہم، ہمیشہ محتاط رہیں کہ غلطی سے اہم فائلوں کو حذف نہ کریں۔

مزید پڑھ : کیسے مائیکروسافٹ آؤٹ لک کو بہتر اور تیز کریں۔ .