شیئرپوائنٹ میں مشترکہ ایکسل فائل کیسے بنائیں؟

SharePoint میں ایکسل فائل بنانا اس بات کو یقینی بنانے کا ایک مفید طریقہ ہو سکتا ہے کہ آپ کی ٹیم میں موجود ہر شخص کو ایک ہی دستاویز تک رسائی حاصل ہے، چاہے وہ کہیں بھی موجود ہوں۔ یہ گائیڈ آپ کو بتائے گا کہ شیئرپوائنٹ میں ایک مشترکہ ایکسل فائل کیسے بنائی جائے، نیز اس سسٹم کو استعمال کرنے کے فوائد۔ اس گائیڈ کے ساتھ، آپ SharePoint میں ایکسل فائل شیئر کرنے کے فوائد سے فائدہ اٹھا سکیں گے، اور اسے انجام دینے کے لیے آسان اقدامات سیکھیں گے۔

شیئرپوائنٹ میں ایک مشترکہ ایکسل فائل بنانا: شیئرپوائنٹ میں ایک مشترکہ ایکسل فائل بنانے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں:

• اپنے ویب براؤزر میں شیئرپوائنٹ کھولیں۔
• لائبریری کا انتخاب کریں جہاں آپ فائل کو اسٹور کرنا چاہتے ہیں۔
• ایکسل فائل کو اپ لوڈ کرنے کے لیے اپ لوڈ بٹن پر کلک کریں۔
• فائل اپ لوڈ ہونے کے بعد، اسے کھولنے کے لیے اس پر کلک کریں۔
• فائل ٹیب پر جائیں اور شیئر کو منتخب کریں۔
• ان لوگوں کے نام درج کریں جن کے ساتھ آپ فائل کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔
• رسائی کی سطح کا انتخاب کریں جسے آپ انہیں دینا چاہتے ہیں۔
• ختم کرنے کے لیے شیئر پر کلک کریں۔

پہلے سے طے شدہ میل کلائنٹ میک کے طور پر آؤٹ لک کو کیسے ترتیب دیا جائے

شیئرپوائنٹ میں مشترکہ ایکسل فائل کیسے بنائیں؟

شیئرپوائنٹ ایک طاقتور کلاؤڈ پر مبنی تعاون کا ٹول ہے جو تنظیموں کو دستاویزات، اسپریڈ شیٹس اور دیگر ڈیجیٹل اثاثوں کو ذخیرہ کرنے، ان تک رسائی اور تعاون کرنے کے قابل بناتا ہے۔ بہت سی کمپنیاں کلاؤڈ میں اپنے ڈیٹا اور دستاویزات کی میزبانی کے لیے SharePoint کا استعمال کرتی ہیں، اور یہ ساتھیوں اور بیرونی شراکت داروں کے ساتھ Excel اسپریڈ شیٹس کا اشتراک کرنے کے لیے ایک بہترین ٹول ہے۔

شیئرپوائنٹ میں ایک مشترکہ ایکسل فائل بنانا آسان اور سیدھا ہے، اور اس کے لیے صرف چند آسان اقدامات کی ضرورت ہے۔ اس مضمون میں، ہم اس کی وضاحت کریں گے کہ یہ کیسے کریں.

مرحلہ 1: ایکسل فائل کو شیئرپوائنٹ پر اپ لوڈ کریں۔

شیئرپوائنٹ میں مشترکہ ایکسل فائل بنانے کا پہلا مرحلہ فائل کو شیئرپوائنٹ سائٹ پر اپ لوڈ کرنا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو اپنے شیئرپوائنٹ اکاؤنٹ میں لاگ ان کرنا ہوگا اور دستاویز کی لائبریری میں جانا ہوگا جہاں آپ فائل کو اسٹور کرنا چاہتے ہیں۔ ایک بار جب آپ دستاویز کی لائبریری میں ہیں، اپ لوڈ بٹن پر کلک کریں اور اپنے کمپیوٹر سے ایکسل فائل کو منتخب کریں۔

ایک بار فائل اپ لوڈ ہونے کے بعد، آپ اسے ایک نام دے سکتے ہیں اور فائل کے بارے میں کوئی اضافی معلومات شامل کر سکتے ہیں جسے آپ اسٹور کرنا چاہتے ہیں۔ جب آپ مکمل کر لیں گے، محفوظ کریں پر کلک کریں اور فائل شیئرپوائنٹ سائٹ پر اپ لوڈ ہو جائے گی۔

مرحلہ 2: سیکیورٹی اور اجازتیں سیٹ کریں۔

شیئرپوائنٹ پر فائل اپ لوڈ ہونے کے بعد، اگلا مرحلہ فائل کے لیے سیکیورٹی اور اجازتیں سیٹ کرنا ہے۔ یہ اس بات کا تعین کرے گا کہ فائل تک کون رسائی حاصل کرسکتا ہے اور وہ اس کے ساتھ کیا کرسکتے ہیں۔ سیکیورٹی اور اجازتیں سیٹ کرنے کے لیے، دستاویز کی لائبریری میں سیٹنگز بٹن پر کلک کریں اور اجازتیں منتخب کریں۔

یہاں سے، آپ فائل کے لیے اجازتیں سیٹ کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ فائل کو عوامی بنا سکتے ہیں تاکہ کوئی بھی اس تک رسائی حاصل کر سکے جس کے پاس لنک ہے، یا آپ اسے نجی بنا سکتے ہیں اور مخصوص لوگوں تک رسائی کو محدود کر سکتے ہیں۔ آپ مختلف صارفین یا گروپس کے لیے مخصوص اجازت کی سطحیں بھی ترتیب دے سکتے ہیں، جیسے پڑھیں یا ترمیم کریں۔

ونڈوز فائر وال کو تشکیل دیں

مرحلہ 3: ایکسل فائل کا اشتراک کریں۔

سیکیورٹی اور اجازتیں سیٹ ہونے کے بعد، اگلا مرحلہ ایکسل فائل کو شیئر کرنا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، دستاویز کی لائبریری میں شیئر بٹن پر کلک کریں اور ان لوگوں کے ای میل ایڈریس درج کریں جن کے ساتھ آپ فائل شیئر کرنا چاہتے ہیں۔ آپ یہ بتانے کے لیے ایک پیغام بھی شامل کر سکتے ہیں کہ آپ فائل کیوں شیئر کر رہے ہیں۔

جب آپ مکمل کر لیں گے، بھیجیں پر کلک کریں اور فائل آپ کے بتائے ہوئے لوگوں کے ساتھ شیئر کی جائے گی۔ انہیں فائل کے لنک کے ساتھ ایک ای میل موصول ہوگا، اور وہ اپنے شیئرپوائنٹ اکاؤنٹ کا استعمال کرکے اس تک رسائی حاصل کرسکیں گے۔

مرحلہ 4: فائل نوٹیفیکیشن سیٹ کریں۔

ایکسل فائل شیئر ہونے کے بعد، اگلا مرحلہ فائل کی اطلاعات کو سیٹ کرنا ہے۔ یہ آپ کو مطلع کرنے کی اجازت دے گا جب بھی کوئی فائل میں تبدیلی کرتا ہے۔ فائل کی اطلاعات کو سیٹ کرنے کے لیے، دستاویز کی لائبریری میں سیٹنگز بٹن پر کلک کریں اور الرٹس کو منتخب کریں۔

یہاں سے، آپ منتخب کر سکتے ہیں کہ آپ کس قسم کی اطلاعات موصول کرنا چاہتے ہیں۔ مثال کے طور پر، جب بھی فائل میں ترمیم کی جاتی ہے، جب کوئی فائل پر تبصرہ کرتا ہے، یا جب کوئی نیا ورژن بناتا ہے تو آپ کو مطلع کیا جا سکتا ہے۔ اطلاعات کے سیٹ ہونے کے بعد، جب بھی کوئی فائل میں تبدیلی کرے گا تو آپ کو الرٹ کیا جائے گا۔

مرحلہ 5: ایکسل فائل پر تعاون کریں۔

آخری مرحلہ ایکسل فائل پر تعاون کرنا ہے۔ SharePoint فائلوں پر حقیقی وقت میں تعاون کرنا آسان بناتا ہے، اور آپ یہ ایکسل فائل کے ساتھ کر سکتے ہیں جو آپ نے ابھی بنائی ہے۔ تعاون شروع کرنے کے لیے، دستاویز کی لائبریری میں تعاون بٹن پر کلک کریں اور براؤزر میں ترمیم کو منتخب کریں۔

اس سے براؤزر میں ایکسل فائل کھل جائے گی، اور آپ اور آپ کے ساتھی ریئل ٹائم میں فائل میں تبدیلیاں کر سکیں گے۔ آپ چیٹ ونڈو میں ایک دوسرے کے ساتھ چیٹ بھی کر سکتے ہیں، اور تمام تبدیلیاں خود بخود محفوظ ہو جائیں گی۔

مرحلہ 6: ایکسل فائل ڈاؤن لوڈ کریں۔

جب آپ Excel فائل پر تعاون مکمل کر لیتے ہیں، تو آپ اسے اپنے کمپیوٹر پر ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، دستاویز لائبریری میں ڈاؤن لوڈ کے بٹن پر کلک کریں اور ایکسل کے طور پر ڈاؤن لوڈ کو منتخب کریں۔ یہ فائل آپ کے کمپیوٹر پر ڈاؤن لوڈ کرے گا، اور پھر آپ اسے اپنی مرضی کے مطابق استعمال کر سکتے ہیں۔

مرحلہ 7: ورژن کنٹرول کا نظم کریں۔

SharePoint ایکسل فائل کے لیے ورژن کنٹرول کا انتظام کرنا بھی آسان بناتا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، دستاویز کی لائبریری میں ترتیبات کے بٹن پر کلک کریں اور ورژن کی تاریخ کو منتخب کریں۔ اس سے فائل کے تمام ورژنز کی فہرست کھل جائے گی، اور آپ وقت کے ساتھ فائل میں کی گئی تبدیلیاں دیکھ سکتے ہیں۔

اگر آپ کو ضرورت ہو تو آپ فائل کا پچھلا ورژن بھی بحال کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ جس ورژن کو بحال کرنا چاہتے ہیں اسے منتخب کریں، بحال کریں پر کلک کریں، اور ورژن اپنی سابقہ ​​حالت میں بحال ہو جائے گا۔

مرحلہ 8: ایکسل فائل کو حذف کریں۔

جب آپ ایکسل فائل کے ساتھ کام مکمل کر لیتے ہیں، تو آپ اسے SharePoint سے حذف کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، دستاویز کی لائبریری میں ترتیبات کے بٹن پر کلک کریں اور حذف کو منتخب کریں۔ یہ شیئرپوائنٹ سائٹ سے فائل کو مستقل طور پر حذف کر دے گا، اور یہ دیکھنے یا ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے مزید دستیاب نہیں رہے گی۔

بیرونی ہارڈ ڈرائیو پر جی میل کا بیک اپ کیسے لیں

مرحلہ 9: اسٹوریج کی جگہ کا نظم کریں۔

جب آپ ایکسل فائل کا انتظام مکمل کر لیتے ہیں، تو آپ اپنی اسٹوریج کی جگہ کا نظم کر سکتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کے پاس اپنی تمام فائلوں کے لیے کافی جگہ ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، دستاویز کی لائبریری میں سٹوریج بٹن پر کلک کریں اور سٹوریج کا نظم کریں کو منتخب کریں۔

یہاں سے، آپ دیکھ سکتے ہیں کہ آپ نے کتنی اسٹوریج کی جگہ استعمال کی ہے اور کتنی جگہ چھوڑی ہے۔ آپ ان فائلوں کو بھی حذف کر سکتے ہیں جن کی اب آپ کو اسٹوریج کی جگہ خالی کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔

مرحلہ 10: فائل کی سرگرمی کی نگرانی کریں۔

آخر میں، آپ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے فائل کی سرگرمی کی نگرانی کر سکتے ہیں کہ آپ کی فائلوں تک رسائی اور مناسب طریقے سے استعمال کیا جا رہا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، دستاویز کی لائبریری میں ایکٹیویٹی بٹن پر کلک کریں اور مانیٹر کو منتخب کریں۔ یہ آپ کو دکھائے گا کہ فائل تک کس نے رسائی حاصل کی ہے اور کب، نیز فائل میں کوئی تبدیلیاں کی گئی ہیں۔

جب بھی کوئی فائل تک رسائی کرتا ہے یا اس میں تبدیلیاں کرتا ہے تو آپ مطلع کرنے کے لیے الرٹس بھی ترتیب دے سکتے ہیں۔ اس سے آپ کو یہ ٹریک رکھنے میں مدد ملے گی کہ فائل تک کون رسائی حاصل کر رہا ہے اور وہ اس کے ساتھ کیا کر رہے ہیں۔

متعلقہ سوالات

شیئرپوائنٹ میں شیئر ایکسل فائل کیسے بنائیں؟

جواب:
شیئرپوائنٹ میں ایک مشترکہ ایکسل فائل بنانا کسی پروجیکٹ پر دوسروں کے ساتھ تعاون کرنے یا اہم ڈیٹا اسٹور کرنے کا بہترین طریقہ ہے۔ پہلا قدم شیئرپوائنٹ سائٹ بنانا ہے۔ آپ آفس 365 پورٹل میں سائن ان کرکے اور ایک نئی شیئرپوائنٹ سائٹ بنا کر ایسا کرسکتے ہیں۔ ایک بار سائٹ بن جانے کے بعد، آپ ایکسل فائل کو دستاویزات کی لائبریری میں اپ لوڈ کر کے اپنی سائٹ میں شامل کر سکتے ہیں۔ اس کے بعد آپ اس فائل کو دوسرے صارفین کو ترمیم کی اجازت دے کر ان کے ساتھ شیئر کر سکتے ہیں۔ یہ انہیں مشترکہ فائل کو دیکھنے، ترمیم کرنے اور اس پر تبصرہ کرنے کی اجازت دے گا۔ ایک بار فائل کا اشتراک ہو جانے کے بعد، کوئی بھی تبدیلی جو بھی کرتا ہے وہ فائل میں ظاہر ہو جائے گا۔

آخر میں، شیئرپوائنٹ میں ایک مشترکہ ایکسل فائل بنانا ایک سادہ اور سیدھا عمل ہے۔ اس گائیڈ کی مدد سے، آپ آسانی سے اپنے ساتھیوں کے ساتھ اشتراک اور تعاون کرنے کے لیے ایک مشترکہ ایکسل فائل بنا سکتے ہیں۔ یہ آپ کو تمام اہم معلومات کو ایک جگہ پر ٹریک رکھنے کی اجازت دیتا ہے، تعاون کو زیادہ موثر اور نتیجہ خیز بناتا ہے۔ چند کلکس اور اپنے وقت کے چند منٹوں کے ساتھ، آپ شیئرپوائنٹ میں ایک مشترکہ ایکسل فائل تیزی سے بنا سکتے ہیں۔