دوسرے صارفین کے لیے شیئرپوائنٹ میں الرٹس کیسے مرتب کریں؟

ہر کاروباری مالک جانتا ہے کہ مسابقتی رہنے کے لیے تازہ ترین معلومات کے ساتھ اپ ٹو ڈیٹ رہنا ضروری ہے۔ SharePoint ایک ناقابل یقین حد تک طاقتور ٹول ہے جو آپ کو اس کی مختلف الرٹ سیٹنگز کے ساتھ جڑے رہنے اور باخبر رہنے میں مدد کر سکتا ہے۔ اس گائیڈ میں، ہم آپ کو شیئرپوائنٹ میں دوسرے صارفین کے لیے الرٹس ترتیب دینے کے طریقہ سے آگاہ کریں گے تاکہ وہ اپنے کاموں سے باخبر رہ سکیں۔

شیئرپوائنٹ الرٹس سائٹ میں مواد میں ہونے والی تبدیلیوں کے بارے میں باخبر رہنے میں آپ کی مدد کر سکتے ہیں۔ سائٹ کے مالک کے طور پر، آپ دوسرے صارفین اور اپنے لیے الرٹس ترتیب دے سکتے ہیں۔ یہاں طریقہ ہے:

1. اس فہرست یا لائبریری پر جائیں جہاں آپ الرٹ ترتیب دینا چاہتے ہیں۔
2. ٹیب کو منتخب کریں۔ اعمال .
3. منتخب کریں۔ مجھے خبردار کریں۔ .
4. اپنی مطلوبہ ترتیبات کے ساتھ الرٹ فارم کو پُر کریں۔
5. منتخب کریں۔ ان لوگوں کو الرٹ بھیجیں۔ اختیار
6. ان لوگوں کے نام یا ای میل درج کریں جنہیں آپ الرٹ حاصل کرنا چاہتے ہیں۔
7. دبائیں ٹھیک ہے .

اب فہرست یا لائبریری میں تبدیلیاں آنے پر تمام صارفین کو مطلع کیا جائے گا۔

دوسرے صارفین کے لیے شیئرپوائنٹ میں الرٹس کیسے مرتب کریں۔

اشتراک کے لیے شیئرپوائنٹ ایک طاقتور ٹول ہے، جو صارفین کو آسانی سے دستاویزات کا اشتراک کرنے اور پروجیکٹس میں تعاون کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ SharePoint کی سب سے مفید خصوصیات میں سے ایک دوسرے صارفین کے لیے الرٹ سیٹ کرنے کی صلاحیت ہے۔ انتباہات کے ساتھ، صارفین کو مطلع کیا جا سکتا ہے جب دستاویزات یا پروجیکٹ کے کاموں میں تبدیلیاں کی گئی ہیں. شیئرپوائنٹ میں دوسرے صارفین کے لیے الرٹس ترتیب دینا آسان ہے اور صرف چند مراحل میں کیا جا سکتا ہے۔

مرحلہ 1: سائٹ پر جائیں۔

پہلا قدم اس سائٹ پر جانا ہے جہاں الرٹ سیٹ کیا جائے گا۔ یہ سب سے اوپر نیویگیشن بار میں سائٹس کے لنک پر کلک کر کے کیا جا سکتا ہے۔ صارف کے سائٹ پر جانے کے بعد، وہ لائبریری یا فہرست منتخب کر سکتے ہیں جہاں الرٹ سیٹ کیا جائے گا۔

مرحلہ 2: صارف کو منتخب کریں۔

اگلا مرحلہ اس صارف کو منتخب کرنا ہے جسے الرٹ موصول ہوگا۔ یہ سب سے اوپر نیویگیشن بار میں ترتیبات کے لنک پر کلک کرکے کیا جا سکتا ہے۔ وہاں سے، صارف پیپل اینڈ گروپس آپشن کو منتخب کر سکتا ہے۔ اس سے ان صارفین کی فہرست کھل جائے گی جنہیں الرٹ موصول ہو سکتا ہے۔ صارف اپنے نام پر کلک کرکے اس صارف کو منتخب کرسکتا ہے جسے الرٹ موصول ہوگا۔

مرحلہ 3: الرٹ سیٹ کریں۔

اب جبکہ صارف نے اس صارف کو منتخب کر لیا ہے جسے الرٹ ملے گا، وہ اوپر نیویگیشن بار میں الرٹ لنک پر کلک کر سکتے ہیں۔ اس سے ایک صفحہ کھل جائے گا جہاں صارف الرٹ سیٹ کر سکتا ہے۔ صارف اس قسم کے الرٹ کو منتخب کر سکتا ہے جسے وہ سیٹ کرنا چاہتے ہیں، جیسے کہ جب کوئی دستاویز شامل، ترمیم یا حذف کی جاتی ہے۔ وہ الرٹ کی فریکوئنسی اور اس صارف کا ای میل ایڈریس بھی سیٹ کر سکتے ہیں جسے الرٹ موصول ہوگا۔

مرحلہ 4: الرٹ کو محفوظ کریں۔

آخری مرحلہ الرٹ کو محفوظ کرنا ہے۔ یہ صفحہ کے نیچے محفوظ بٹن پر کلک کرکے کیا جا سکتا ہے۔ الرٹ محفوظ ہونے کے بعد، الرٹ کے متحرک ہونے پر صارف کو ایک ای میل اطلاع موصول ہوگی۔

اضافی اختیارات

دوسرے صارفین کے لیے انتباہات ترتیب دینے کے علاوہ، SharePoint دیگر الرٹ اختیارات بھی پیش کرتا ہے۔ مثال کے طور پر، صارفین مخصوص دستاویزات یا فہرستوں کے لیے الرٹ ترتیب دے سکتے ہیں۔ وہ مخصوص فیلڈز میں تبدیلیوں کے لیے الرٹ بھی سیٹ کر سکتے ہیں، جیسے کہ جب کسی مخصوص فیلڈ میں ترمیم کی گئی ہو۔

حدود

یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ SharePoint میں الرٹس ترتیب دیتے وقت کچھ حدود ہیں۔ مثال کے طور پر، شیئرپوائنٹ صارفین کو صرف ایک وقت میں 100 تک صارفین کے لیے الرٹ سیٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ مزید برآں، صارفین کے پاس دوسرے صارفین کے لیے الرٹ سیٹ کرنے کے لیے مناسب اجازت ہونی چاہیے۔

نتیجہ

شیئرپوائنٹ میں دیگر صارفین کے لیے الرٹس ترتیب دینا صارفین کو دستاویزات یا پروجیکٹ کے کاموں میں ہونے والی تبدیلیوں سے آگاہ رکھنے کا ایک آسان اور موثر طریقہ ہے۔ صرف چند قدموں کے ساتھ، صارفین دوسرے صارفین کے لیے تیزی سے الرٹس ترتیب دے سکتے ہیں اور اپنی ٹیم کو تازہ ترین رکھ سکتے ہیں۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

شیئرپوائنٹ کیا ہے؟

شیئرپوائنٹ ایک ویب پر مبنی تعاون کا پلیٹ فارم ہے جسے Microsoft نے تیار کیا ہے۔ یہ کسی بھی ڈیوائس سے معلومات کو ذخیرہ کرنے، منظم کرنے، اشتراک کرنے اور ان تک رسائی کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ شیئرپوائنٹ بہت ساری خصوصیات پیش کرتا ہے جس میں دستاویز کا نظم و نسق، ٹاسک ٹریکنگ، اور مواد کا انتظام شامل ہے۔ یہ صارفین کو ان کی مخصوص ضروریات کے مطابق پلیٹ فارم کو اپنی مرضی کے مطابق کرنے کی صلاحیت بھی فراہم کرتا ہے۔ اشتراک اور دستاویز کے اشتراک کو آسان بنانے کے لیے شیئرپوائنٹ کو بہت سی تنظیمیں استعمال کرتی ہیں۔

میں دوسرے صارفین کے لیے شیئرپوائنٹ میں الرٹس کیسے ترتیب دوں؟

دوسرے صارفین کے لیے شیئرپوائنٹ میں الرٹس سیٹ کرنے کے لیے، آپ کو پہلے سائٹ میں ایک فہرست یا لائبریری بنانے کی ضرورت ہے۔ ایک بار فہرست یا لائبریری بن جانے کے بعد، آپ فہرست یا لائبریری کی ترتیبات میں جا کر الرٹ می پر کلک کر سکتے ہیں۔ اس سے ایک صفحہ کھل جائے گا جہاں آپ فہرست یا لائبریری کے لیے الرٹس ترتیب دے سکتے ہیں۔ آپ الرٹ کی قسم (فوری، روزانہ، ہفتہ وار) اور صارف یا صارفین کا گروپ منتخب کر سکتے ہیں جنہیں الرٹ موصول ہونا چاہیے۔ آپ ان حالات کو بھی ترتیب دے سکتے ہیں جب الرٹ بھیجا جائے۔ جب آپ الرٹ سیٹ اپ مکمل کر لیں تو تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

شیئرپوائنٹ میں کس قسم کے الرٹس سیٹ کیے جا سکتے ہیں؟

شیئرپوائنٹ مختلف قسم کے الرٹ پیش کرتا ہے جو مختلف اقسام کی فہرستوں یا لائبریریوں کے لیے سیٹ کی جا سکتی ہیں۔ یہ انتباہات اس کے لیے سیٹ کیے جا سکتے ہیں جب نئی آئٹمز یا دستاویزات کو فہرست یا لائبریری میں شامل کیا جاتا ہے، جب موجودہ آئٹمز میں ترمیم کی جاتی ہے، یا جب آئٹمز کو حذف کیا جاتا ہے۔ مزید برآں، صارفین مخصوص شرائط کے پورا ہونے پر بھیجے جانے کے لیے الرٹس ترتیب دے سکتے ہیں، جیسے کہ جب کوئی آئٹم کسی مخصوص صارف کو تفویض کیا جاتا ہے یا جب کوئی آئٹم کسی مخصوص تاریخ تک واجب الادا ہے۔

میں شیئرپوائنٹ میں موجودہ الرٹس کو کیسے تبدیل کروں؟

شیئرپوائنٹ میں موجودہ انتباہات میں ترمیم کرنے کے لیے، آپ کو پہلے فہرست یا لائبریری کی ترتیبات پر جانا چاہیے اور مجھے الرٹ پر کلک کرنا چاہیے۔ یہاں آپ موجودہ انتباہات دیکھ سکتے ہیں اور اس میں ترمیم کرنے کے لیے الرٹ پر کلک کر سکتے ہیں۔ اس کے بعد آپ الرٹ کی قسم، صارف یا صارفین کے گروپ کو تبدیل کر سکتے ہیں جنہیں الرٹ موصول ہونا چاہیے، اور ان شرائط کو تبدیل کر سکتے ہیں جب الرٹ بھیجا جائے۔ جب آپ تبدیلیاں مکمل کر لیں تو انہیں محفوظ کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

کیا میں شیئرپوائنٹ میں الرٹس کو حذف کر سکتا ہوں؟

ہاں، آپ شیئرپوائنٹ میں الرٹس کو حذف کر سکتے ہیں۔ اس کے لیے آپ کو سب سے پہلے لسٹ یا لائبریری سیٹنگز میں جانا ہوگا اور الرٹ می پر کلک کرنا ہوگا۔ یہاں آپ موجودہ انتباہات دیکھ سکتے ہیں اور اسے حذف کرنے کے لیے الرٹ پر کلک کر سکتے ہیں۔ پھر آپ الرٹ کو حذف کرنے کے لیے ڈیلیٹ بٹن پر کلک کر سکتے ہیں۔ متبادل طور پر، آپ الرٹ کو حذف کیے بغیر منسوخ کرنے کے لیے کینسل بٹن پر کلک کر سکتے ہیں۔

کومپیکٹ آؤٹ لک ڈیٹا فائل

دوسرے صارفین کے لیے شیئرپوائنٹ میں الرٹس ترتیب دینا ایک آسان اور سیدھا عمل ہے جسے صرف چند آسان مراحل میں پورا کیا جا سکتا ہے۔ ان اقدامات پر عمل کرکے، شیئرپوائنٹ کے صارفین اس بات کو یقینی بناسکتے ہیں کہ وہ ان کی شیئرپوائنٹ سائٹس میں کی جانے والی کسی بھی تبدیلی یا اپ ڈیٹ کے ساتھ تازہ ترین رہنے کے قابل ہیں۔ اس صلاحیت کے ساتھ، صارفین وقت اور وسائل کی بچت کرتے ہوئے زیادہ موثر اور مؤثر طریقے سے کام کر سکتے ہیں۔