شیئرپوائنٹ پر بڑی فائلیں کیسے اپ لوڈ کریں؟

SharePoint پر بڑی فائلیں اپ لوڈ کرنا ایک مشکل کام ہو سکتا ہے۔ یہ یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کی فائلیں کامیابی کے ساتھ اپ لوڈ ہو گئی ہیں، اس کے لیے صبر، تکنیکی معلومات، اور صحیح ٹولز کی ضرورت ہے۔ لیکن پریشان نہ ہوں – صحیح رہنمائی کے ساتھ، آپ آسانی سے سیکھ سکتے ہیں کہ بڑی فائلوں کو شیئرپوائنٹ پر جلدی اور محفوظ طریقے سے کیسے اپ لوڈ کرنا ہے۔ اس آرٹیکل میں، ہم SharePoint پر بڑی فائلوں کو اپ لوڈ کرنے کے بہترین طریقوں پر تبادلہ خیال کریں گے، ساتھ ہی اس عمل کو آسان بنانے کے لیے تجاویز اور ترکیبیں فراہم کریں گے۔ لہذا، اگر آپ یہ سیکھنے کے لیے تیار ہیں کہ کسی پرو کی طرح SharePoint پر بڑی فائلیں کیسے اپ لوڈ کی جائیں، تو آئیے شروع کرتے ہیں!

• اپنی شیئرپوائنٹ سائٹ پر جائیں، اور وہ لائبریری منتخب کریں جس میں آپ فائل اپ لوڈ کرنا چاہتے ہیں۔
• ربن پر اپ لوڈ بٹن پر کلک کریں۔
• فائلز کا آپشن منتخب کریں، پھر اپ لوڈ پر کلک کریں۔
• آپ جس فائل کو اپ لوڈ کرنا چاہتے ہیں اسے براؤز کریں اور اسے منتخب کریں۔
• اوپن بٹن پر کلک کریں۔
• فائل اپ لوڈ ہونا شروع ہو جائے گی اور آپ کو پروگریس بار نظر آئے گا۔
• فائل اپ لوڈ ہونے کے بعد، ہو گیا بٹن پر کلک کریں۔

ونڈوز 10 فلمیں اور ٹی وی ایپ کام نہیں کررہی ہیں

شیئرپوائنٹ پر بڑی فائلیں اپ لوڈ کرنا

SharePoint ایک کلاؤڈ پر مبنی پلیٹ فارم ہے جسے تنظیمیں دستاویزات کو ذخیرہ کرنے، اشتراک کرنے اور ان پر تعاون کرنے کے لیے استعمال کرتی ہیں، جس میں 10 GB سائز تک کی بڑی فائلیں اپ لوڈ کرنے کی صلاحیت ہے۔ شیئرپوائنٹ پر بڑی فائلوں کو اپ لوڈ کرنے کا عمل کافی سیدھا ہے، حالانکہ کامیاب اپ لوڈ کو یقینی بنانے کے لیے چند مراحل کو ذہن میں رکھنا ضروری ہے۔

اپنی فائل کا سائز چیک کریں۔

SharePoint پر بڑی فائلوں کو اپ لوڈ کرنے کا پہلا قدم یہ ہے کہ آپ جس فائل کو اپ لوڈ کرنے کی کوشش کر رہے ہیں اس کا سائز چیک کریں۔ SharePoint میں فائل سائز کی زیادہ سے زیادہ حد 10 GB ہے، لہذا اگر آپ کی فائل اس سے بڑی ہے، تو اسے اپ لوڈ نہیں کیا جا سکے گا۔ اگر آپ کی فائل اس سائز کی حد سے بڑی ہے، تو آپ کو فائل کو سکیڑنا ہوگا یا اپ لوڈ کرنے کے لیے اسے چھوٹے حصوں میں توڑنا ہوگا۔

ایک لائبریری بنائیں

SharePoint پر بڑی فائلیں اپ لوڈ کرنے کے لیے، آپ کو اپنی فائلوں کو اسٹور کرنے کے لیے ایک لائبریری بنانے کی ضرورت ہوگی۔ لائبریری بنانے کے لیے، پہلے اپنے شیئرپوائنٹ اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں اور اس سائٹ پر جائیں جہاں آپ اپنی فائلیں اپ لوڈ کرنا چاہتے ہیں۔ سائٹ پر آنے کے بعد، صفحہ کے بائیں جانب لائبریری ٹیب پر کلک کریں۔ یہاں سے، ایک لائبریری بنائیں کو منتخب کریں، اور اسے ایک نام اور تفصیل دیں۔

اپنی فائل اپ لوڈ کریں۔

آپ کی لائبریری بن جانے کے بعد، آپ اپنی فائل اپ لوڈ کرنا شروع کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ نے ابھی جو لائبریری بنائی ہے اس پر جائیں اور صفحہ کے اوپری حصے میں اپ لوڈ کا آپشن منتخب کریں۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ اس فائل کو منتخب کر سکتے ہیں جسے آپ اپ لوڈ کرنا چاہتے ہیں اور پھر اوپن پر کلک کریں۔

اپ لوڈ کی حیثیت چیک کریں۔

آپ کی فائل اپ لوڈ ہونے کے بعد، آپ اپ لوڈ کی حیثیت کو چیک کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، اپنی لائبریری پر جائیں اور صفحہ کے بائیں جانب مینو سے اپ لوڈ اسٹیٹس دیکھیں کو منتخب کریں۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ اپ لوڈ کی پیشرفت اور پیش آنے والی غلطیوں یا انتباہات کو دیکھ سکتے ہیں۔

ونڈوز 10 سکرینسیور کام نہیں کررہا ہے

اپنی فائل شیئر کریں۔

ایک بار جب آپ کی فائل کامیابی سے اپ لوڈ ہو جاتی ہے، تو آپ اسے دوسرے صارفین کے ساتھ شیئر کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، اپنی لائبریری میں جائیں اور صفحہ کے بائیں جانب مینو سے شیئر کو منتخب کریں۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ فائل شیئر کرنے کے لیے صارفین یا گروپس کو شامل کر سکتے ہیں۔

فائل ڈاؤن لوڈ کریں۔

ایک بار جب آپ دوسرے صارفین کے ساتھ فائل شیئر کر لیتے ہیں، تو وہ اسے ڈاؤن لوڈ کر سکیں گے۔ ایسا کرنے کے لیے، انہیں آپ کی لائبریری میں جانا ہوگا اور صفحہ کے اوپری حصے میں ڈاؤن لوڈ کا اختیار منتخب کرنا ہوگا۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں وہ اس فائل کو منتخب کر سکتے ہیں جسے وہ ڈاؤن لوڈ کرنا چاہتے ہیں اور پھر ڈاؤن لوڈ پر کلک کریں۔

فائل میں ترمیم کریں۔

اگر آپ نے جن صارفین کے ساتھ فائل شیئر کی ہے ان کے پاس ضروری اجازتیں ہیں، تو وہ فائل میں ترمیم کر سکیں گے۔ ایسا کرنے کے لیے، انہیں آپ کی لائبریری میں جانا ہوگا اور صفحہ کے اوپری حصے میں ترمیم کا اختیار منتخب کرنا ہوگا۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں وہ فائل میں تبدیلیاں کر سکتے ہیں اور پھر محفوظ کریں پر کلک کریں۔

فائل میں چیک کریں۔

ایک بار جب صارفین فائل میں ترمیم کر لیں تو انہیں فائل میں چیک کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ایسا کرنے کے لیے، انہیں آپ کی لائبریری میں جانا ہوگا اور صفحہ کے اوپری حصے میں چیک ان کا اختیار منتخب کرنا ہوگا۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں وہ ایک تبصرہ درج کر سکتے ہیں اور فائل میں چیک کرنے کا آپشن منتخب کر سکتے ہیں۔

فائل کو چیک کریں۔

اگر آپ کو فائل میں تبدیلیاں کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ کو پہلے فائل کو چیک کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ایسا کرنے کے لیے، اپنی لائبریری پر جائیں اور صفحہ کے اوپری حصے میں چیک آؤٹ کا اختیار منتخب کریں۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ ایک تبصرہ درج کر سکتے ہیں اور فائل کو چیک کرنے کا آپشن منتخب کر سکتے ہیں۔

ورژننگ

اگر آپ کو فائل میں کی گئی تبدیلیوں پر نظر رکھنے کی ضرورت ہے، تو آپ ورژننگ کو فعال کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، اپنی لائبریری پر جائیں اور صفحہ کے بائیں جانب مینو سے Versioning آپشن کو منتخب کریں۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ ورژن کی ترتیبات کو منتخب کر سکتے ہیں جسے آپ استعمال کرنا چاہتے ہیں۔

فائل کو حذف کریں۔

اگر آپ کو فائل کی مزید ضرورت نہیں ہے، تو آپ اسے حذف کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، اپنی لائبریری پر جائیں اور صفحہ کے اوپری حصے میں ڈیلیٹ آپشن کو منتخب کریں۔ اس سے ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ تصدیق کر سکتے ہیں کہ آپ فائل کو حذف کرنا چاہتے ہیں۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

Q1. شیئرپوائنٹ کیا ہے؟

A1۔ شیئرپوائنٹ مائیکروسافٹ کے ذریعہ تیار کردہ کلاؤڈ پر مبنی تعاون کا پلیٹ فارم ہے۔ یہ کاروباروں اور ٹیموں کو معلومات کا اشتراک کرنے، منصوبوں کا نظم کرنے اور دستاویزات پر تعاون کرنے میں مدد کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ شیئرپوائنٹ صارفین کو دستاویزات کو ذخیرہ کرنے اور ان کا اشتراک کرنے اور کہیں سے بھی ان تک رسائی کے لیے ایک محفوظ پلیٹ فارم فراہم کرتا ہے۔ شیئرپوائنٹ کاروباروں کے لیے بڑی فائلوں کو محفوظ طریقے سے اسٹور اور شیئر کرنے کے لیے ایک مثالی پلیٹ فارم ہے۔

شیئرپوائنٹ صارفین کو ورک فلو بنانے، الرٹس اور اطلاعات ترتیب دینے اور اپنی سائٹس کو حسب ضرورت اور برانڈنگ کے ساتھ اپنی مرضی کے مطابق بنانے کی بھی اجازت دیتا ہے۔ شیئرپوائنٹ کے ساتھ، صارفین تیزی سے اپنی ٹیم کے لیے باہمی تعاون اور دستاویزات کا اشتراک کرنے کے لیے نجی ماحول بنا سکتے ہیں۔

Q2. میں شیئرپوائنٹ پر بڑی فائلیں کیسے اپ لوڈ کروں؟

A2۔ SharePoint پر بڑی فائلیں اپ لوڈ کرنے کے کئی طریقے ہیں۔ سب سے عام طریقہ یہ ہے کہ فائل کو دستاویز کی لائبریری میں گھسیٹ کر چھوڑیں۔ یہ طریقہ آپ کو شیئرپوائنٹ سائٹ کے ذریعے تشریف لائے بغیر دستاویز لائبریری میں فائل کو تیزی سے اپ لوڈ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ آپ ایک سے زیادہ فائلوں کو ایک ساتھ منتخب کرنے اور ان سب کو ایک ساتھ اپ لوڈ کرنے کے لیے متعدد فائلوں کو اپ لوڈ کرنے کا اختیار بھی استعمال کر سکتے ہیں۔

SharePoint پر بڑی فائلوں کو اپ لوڈ کرنے کا دوسرا طریقہ Create Site کا اختیار استعمال کرنا ہے۔ یہ آپشن آپ کو شیئرپوائنٹ میں ایک نئی سائٹ بنانے اور پھر براہ راست اس پر فائلیں اپ لوڈ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ SharePoint سائٹ سے گزرے بغیر متعدد بڑی فائلوں کو تیزی سے اپ لوڈ کرنے کا یہ ایک بہترین طریقہ ہے۔ آپ موجودہ سائٹس کو منظم کرنے اور ان پر بڑی فائلیں اپ لوڈ کرنے کے لیے سائٹ کا نظم کریں کا اختیار بھی استعمال کر سکتے ہیں۔

پریفیک فولڈر

Q3. میں شیئرپوائنٹ پر کس فائل کا سائز اپ لوڈ کر سکتا ہوں؟

A3۔ شیئرپوائنٹ پر آپ جس فائل کا زیادہ سے زیادہ سائز اپ لوڈ کر سکتے ہیں وہ 15GB ہے، حالانکہ اسے آپ کی تنظیم کی پالیسیوں کے لحاظ سے تبدیل کیا جا سکتا ہے۔ شیئرپوائنٹ متعدد فائل فارمیٹس کو بھی سپورٹ کرتا ہے، بشمول Microsoft Office دستاویزات، PDFs، تصاویر اور ویڈیوز۔

اگر آپ 15 جی بی سے بڑی فائل اپ لوڈ کرنے کی کوشش کر رہے ہیں، تو آپ نئی سائٹ بنانے اور اپنی فائل کو براہ راست اس پر اپ لوڈ کرنے کے لیے سائٹ بنائیں کا اختیار استعمال کر سکتے ہیں۔ شیئرپوائنٹ سائٹ سے گزرے بغیر بڑی فائلوں کو تیزی سے اپ لوڈ کرنے کا یہ ایک بہترین طریقہ ہے۔ آپ موجودہ سائٹس کا نظم کرنے اور ان پر بڑی فائلیں اپ لوڈ کرنے کے لیے سائٹ کا نظم کریں کا اختیار بھی استعمال کر سکتے ہیں۔

Q4. کیا بڑی فائلوں کو شیئرپوائنٹ پر اپ لوڈ کرنے سے پہلے کمپریس کرنے کا کوئی طریقہ ہے؟

A4۔ جی ہاں، آپ بڑی فائلوں کو شیئرپوائنٹ پر اپ لوڈ کرنے سے پہلے کمپریس کر سکتے ہیں۔ فائلوں کو کمپریس کرنے سے فائل کا سائز کم ہو سکتا ہے، جس سے انہیں SharePoint پر اپ لوڈ کرنا آسان ہو جاتا ہے۔ آن لائن دستیاب کئی مفت ٹولز ہیں، جیسے کہ 7-زپ، جو آپ کے لیے فائلوں کو کمپریس کر سکتے ہیں۔

آفس 2016 ایکٹیویشن کے مسائل

آپ نئی سائٹ بنانے اور اپنی کمپریسڈ فائلوں کو براہ راست اس پر اپ لوڈ کرنے کے لیے سائٹ بنائیں کا اختیار بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ شیئرپوائنٹ سائٹ سے گزرے بغیر بڑی فائلوں کو تیزی سے اپ لوڈ کرنے کا یہ ایک بہترین طریقہ ہے۔ آپ موجودہ سائٹس کو منظم کرنے اور ان پر بڑی فائلیں اپ لوڈ کرنے کے لیے سائٹ کا نظم کریں کا اختیار بھی استعمال کر سکتے ہیں۔

Q5. SharePoint پر اپ لوڈ کی گئی فائلوں کی حفاظت کے لیے کیا حفاظتی اقدامات کیے گئے ہیں؟

A5۔ پلیٹ فارم پر اپ لوڈ کی گئی فائلوں کی حفاظت کے لیے شیئرپوائنٹ کے پاس کئی حفاظتی اقدامات ہیں۔ SharePoint پر اپ لوڈ کی گئی تمام فائلز کو خفیہ اور محفوظ طریقے سے محفوظ کیا جاتا ہے۔ شیئرپوائنٹ رول پر مبنی رسائی کنٹرول بھی استعمال کرتا ہے تاکہ صرف مجاز صارفین ہی فائلوں تک رسائی حاصل کر سکیں۔ مزید برآں، شیئرپوائنٹ اضافی سیکیورٹی کے لیے دو عنصری تصدیق کی حمایت کرتا ہے۔

شیئرپوائنٹ صارفین کو الرٹس اور اطلاعات ترتیب دینے کی صلاحیت بھی فراہم کرتا ہے۔ یہ صارفین کو مطلع کرنے کی اجازت دیتا ہے جب فائل اپ لوڈ، ڈاؤن لوڈ، یا ترمیم کی جاتی ہے. اس طرح، صارفین اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ صرف مجاز صارفین کو ان کی فائلوں تک رسائی حاصل ہے۔ شیئرپوائنٹ صارفین کو اپنی سائٹس کو حسب ضرورت اور برانڈنگ کے ساتھ اپنی مرضی کے مطابق بنانے کی صلاحیت بھی فراہم کرتا ہے۔ یہ کاروباری اداروں کو اس بات کو یقینی بنانے کی اجازت دیتا ہے کہ ان کا حساس ڈیٹا محفوظ ہے اور صرف مجاز صارفین کو اس تک رسائی حاصل ہے۔

آخر میں، شیئرپوائنٹ پر بڑی فائلوں کو اپ لوڈ کرنا ایک چیلنج ہو سکتا ہے، لیکن اس عمل کو پیچیدہ ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔ ڈریگ اینڈ ڈراپ فیچر، شیئرپوائنٹ کے لیے سٹوریج کی حد، اور اس بات کو یقینی بنا کر کہ آپ کے پاس درست اجازتیں ہیں، آپ کسی بھی بڑی فائل کو شیئرپوائنٹ پر کامیابی کے ساتھ اپ لوڈ کر سکتے ہیں۔ چند آسان اقدامات کے ساتھ، آپ آسانی سے اپنی بڑی فائلوں کو ساتھیوں اور ٹیم کے دیگر اراکین کے ساتھ شیئر کر سکتے ہیں۔