ایک IT ماہر کے طور پر، آپ جانتے ہیں کہ Microsoft 365 گروپس اور ٹیمیں پروجیکٹس کو منظم کرنے اور ساتھیوں کے ساتھ تعاون کرنے کا بہترین طریقہ ہو سکتی ہیں۔ تاہم، آپ یہ بھی جانتے ہیں کہ مناسب نظم و نسق کے بغیر، یہ گروپس اور ٹیمیں تیزی سے بے قابو اور بے قابو ہو سکتی ہیں۔ اس آرٹیکل میں، ہم آپ کو بتائیں گے کہ مائیکروسافٹ 365 گروپس اور ٹیموں کو مالکان کے بغیر کیسے منظم کیا جائے تاکہ آپ اپنے پروجیکٹس کو ٹریک پر اور اپنے ساتھیوں کو خوش رکھ سکیں۔
Microsoft 365 گروپس اور ٹیموں کا نظم و نسق کرتے وقت سب سے اہم چیزوں میں سے ایک گروپ کے اراکین کے لیے واضح توقعات کا تعین کرنا ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر کوئی سمجھتا ہے کہ گروپ میں ان کے کردار اور ذمہ داریاں کیا ہیں۔ اس سے الجھن کو روکنے میں مدد ملے گی اور اس بات کو یقینی بنایا جائے گا کہ سب ایک ہی صفحہ پر ہیں۔
ایک اور اہم مشورہ یہ ہے کہ اپنے گروپس اور ٹیموں کو منظم رکھیں۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ کے گروپوں اور ٹیموں کے لیے واضح اور جامع نام سازی کے کنونشنز بنانا، نیز اپنی پروجیکٹ فائلوں اور دستاویزات کو مرکزی مقام پر منظم رکھنا۔ اپنے گروپس اور ٹیموں کو منظم رکھ کر، آپ ہر ایک کے لیے اپنی مطلوبہ معلومات تلاش کرنا اور ٹریک پر رہنا آسان بنائیں گے۔
آخر میں، اپنے گروپ کے اراکین کے ساتھ باقاعدگی سے بات چیت کرنا نہ بھولیں۔ انہیں اپنی پیشرفت کے بارے میں اپ ڈیٹ رکھیں اور ان کی رائے طلب کریں۔ اس سے اعتماد پیدا کرنے اور آپ کے گروپ کے اراکین کو آپ کے پروجیکٹ میں مصروف رکھنے میں مدد ملے گی۔ ان تجاویز پر عمل کر کے، آپ مائیکروسافٹ 365 گروپس اور ٹیموں کو مالکان کے بغیر کامیابی سے منظم کر سکتے ہیں۔
Microsoft 365 گروپ میں، کم از کم ایک ایڈمنسٹریٹر اکاؤنٹ مینیج کر سکتا ہے اور ضروری تبدیلیاں کر سکتا ہے۔ تاہم، اگر مالک کا اکاؤنٹ Microsoft 365 میں حذف کر دیا جاتا ہے، تو Microsoft Teams یا Microsoft 365 Group میں موجود ٹیم اور اس سے وابستہ خدمات یتیم ہو سکتی ہیں۔ اگرچہ گروپ کے مالک کو ہٹا دیا گیا ہے تو کچھ نہیں کیا جا سکتا، ایک ابتدائی اقدام اٹھایا جا سکتا ہے۔ یہ پوسٹ آپ کو دکھائے گی کہ آپ کیا کر سکتے ہیں۔ نامعلوم مائیکروسافٹ 365 گروپس اور ٹیموں کا نظم کریں۔ .
مالکان کے بغیر مائیکروسافٹ 365 گروپس اور ٹیموں کا نظم کیسے کریں۔
ایک گلوبل ایڈمنسٹریٹر، ایکسچینج ایڈمنسٹریٹر، یا ایک گروپ ایڈمنسٹریٹر ایک ایسی پالیسی بنا سکتا ہے جو خود بخود کسی گروپ کے سب سے زیادہ فعال ممبران یا مالکان کے بغیر گروپ سے پوچھے کہ آیا وہ ملکیت لیں گے۔ اگر ممبر دعوت قبول کرتا ہے تو وہ مالک بن جاتا ہے۔
پالیسی کے لیے کیا مخصوص کیا جا سکتا ہے۔
- اگر آپ یہ پابندی لگانا چاہتے ہیں کہ سیکیورٹی گروپ کی وضاحت کر کے مالک کے طور پر کس کو مدعو کیا جا سکتا ہے۔
- اطلاع بھیجنے والے کا پتہ
- ہفتوں کی تعداد جس کے دوران اطلاعات بھیجی جائیں گی۔
- کون سے گروپ یا ٹیمیں پالیسی کا حصہ ہیں۔
- مہمانوں کو میزبان بننے کے لیے کبھی مدعو نہیں کیا جاتا۔
- پالیسی بنانے کے 24 گھنٹے بعد شروع ہونے والی اطلاعات ہفتہ وار بھیجی جاتی ہیں۔ وصول کنندگان اطلاعات کو دوسروں کو آگے نہیں بھیج سکتے۔
- اطلاعات اور جوابات کو آڈٹ لاگ میں ٹریک کیا جاتا ہے۔
- عمل تعمیل پورٹل آڈٹ لاگ میں لاگ ان ہے۔
- دو گروپ ممبران تک مالک بننے کی دعوت قبول کر سکتے ہیں۔
پالیسی بنانے کے اقدامات
- ایڈمن سینٹر میں جائیں۔ سارے دکھاو > ترتیبات > تنظیم کی ترتیبات، اور پر خدمات ٹیب، منتخب کریں مائیکروسافٹ 365 گروپس .
- منتخب کریں۔ اگر کوئی مالک نہیں ہے تو، ایک ای میل بھیجیں اور گروپ کے فعال اراکین سے مالک بننے کو کہیں۔ چیک باکس
- فرض کریں کہ آپ ڈیفالٹ کنفیگریشن سیٹنگز کو برقرار رکھنا چاہتے ہیں۔ منتخب کریں۔ محفوظ کریں۔ ورنہ۔۔۔ ، منتخب کریں۔ اپنی مرضی کے مطابق پالیسی اور اگلے مراحل پر عمل کریں۔
- پر ہفتہ وار اطلاع کے اختیارات صفحہ پر، وضاحت کریں کہ جائیداد کے حقوق کے نوٹس کون وصول کر سکتا ہے۔ اگر آپ کچھ ممبروں کو اجازت دیتے ہیں یا بلاک کرتے ہیں، تو اس سیکیورٹی گروپ کو تلاش کریں اور شامل کریں جسے آپ استعمال کرنا چاہتے ہیں۔
- فعال اراکین کی تعداد درج کریں جنہیں آپ مطلع کرنا چاہتے ہیں اور نوٹیفکیشن بھیجنے کے لیے ہفتوں کی تعداد کو منتخب کریں۔ (اطلاعات کی فہرست پہلی اطلاع کے دوران بنائی جاتی ہے اور تبدیل نہیں ہوتی ہے۔) منتخب کریں۔ اگلے .
- پر یہ خط کس کا ہے؟ صفحہ، ای میل پیغام کے لیے بھیجنے والے کو منتخب کریں، اور پھر منتخب کریں۔ اگلے . براہ کرم نوٹ کریں کہ مشترکہ میل باکسز تعاون یافتہ نہیں ہیں۔ بھیجنے والے کو صارف کا میل باکس یا گروپ میل باکس ہونا چاہیے۔
- پر موضوع اور پیغام صفحہ، ای میل ترتیب دیں اور اگر ضروری ہو تو فعال کریں۔ پالیسی ہدایت URL اور پھر منتخب کریں اگلے .
- پر ہدف کے لیے گروپس کو منتخب کریں۔ صفحہ، منتخب کریں۔ مخصوص گروپس اور ان گروپوں اور ٹیموں کو منتخب کریں جنہیں آپ اس پالیسی میں شامل کرنا چاہتے ہیں، یا منتخب کریں۔ تمام گروپس .
- منتخب کریں۔ اگلے .
- پر جائزہ اور تکمیل صفحہ، اپنی ترتیبات کی تصدیق کریں اور کلک کریں۔ ختم اور پھر منتخب کریں بنایا۔
اگر گروپ کے ممبران نوٹس میں ملکیت چھوڑ دیتے ہیں تو کیا ہوتا ہے؟
اگر تمام اراکین ملکیت لینے سے انکار کرتے ہیں، مائیکروسافٹ پوریو کمپلائنس پورٹل میں، متعدد اشارے کے بعد بھی، منتظمین آئیکن کو منتخب کر کے دیکھ سکتے ہیں کہ کون سا نامعلوم گروپ آڈٹ لاگ میں خاموش موڈ میں ہے۔ غیر حاضر یتیم گروپ سرگرمی اسے پوسٹ کریں، منتظمین کو گروپس سے براہ راست رابطہ کرنا ہوگا اور کسی کو چارج لینے کے لیے راضی کرنا ہوگا۔ ایک بار جب وہ کسی کو ڈھونڈ لیتے ہیں، تو وہ اس شخص کو گروپ یا ٹیم کا ایڈمن بنا سکتے ہیں۔
پڑھیں : Microsoft 365 سسٹم کی ضروریات۔
مالک کے بغیر گروپ کے لیے پالیسی ترتیب دی گئی ہے، لیکن کسی رکن کو مطلع نہیں کیا گیا ہے۔
اس پالیسی میں ایک قدم ہے کہ منتظم کو − کو ترتیب دینے کی ضرورت نہیں ہے۔ یہ خط کس کا ہے؟ آپ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ بھیجنے والا صارف میل باکس یا گروپ میل باکس استعمال کر رہا ہے۔ اگر آپ نے صارف یا گروپ میل باکس کے علاوہ کسی بھیجنے والے کو ترتیب دیا ہے تو اطلاع نہیں بھیجی جاتی ہے۔ مزید تصدیق کے لیے، منتظم یہ دیکھنے کے لیے آڈٹ لاگ کو چیک کر سکتا ہے کہ آیا گروپ ای میل کی اطلاع بھیجی گئی تھی۔
