میری آؤٹ لک میٹنگز ہمیشہ ٹیم میٹنگز کے طور پر کیوں بنائی جاتی ہیں؟

ایک IT ماہر کے طور پر، مجھ سے اکثر پوچھا جاتا ہے کہ آؤٹ لک میٹنگز ہمیشہ ٹیمز میٹنگز کے طور پر کیوں بنائی جاتی ہیں۔ اس کی چند وجوہات ہیں، اور میں ان پر مختصراً یہاں ذکر کروں گا۔ سب سے پہلے، یہ سمجھنا ضروری ہے کہ آؤٹ لک کو Microsoft ٹیموں کے ساتھ کام کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ جب آپ آؤٹ لک میں میٹنگ بناتے ہیں، تو یہ خود بخود ٹیمز میٹنگ کے طور پر بن جاتی ہے۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ ٹیمیں میٹنگز اور تعاون کے انتظام کے لیے بہترین پلیٹ فارم ہے۔ دوسرا، ٹیموں کی میٹنگز زیادہ قابل اعتماد ہوتی ہیں اور میٹنگ کے دوسرے پلیٹ فارمز سے بہتر معیار فراہم کرتی ہیں۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ ٹیمز کو خاص طور پر کاروباری میٹنگز کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے، اور اس میں بہت سے شرکاء کے ساتھ بڑی میٹنگز کی حمایت کرنے کے لیے بنیادی ڈھانچہ موجود ہے۔ تیسرا، ٹیموں کی میٹنگز دیگر میٹنگ پلیٹ فارمز سے زیادہ محفوظ ہیں۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ ٹیمیں آپ کی میٹنگز کو ہیک ہونے یا خلل ڈالنے سے بچانے کے لیے مائیکروسافٹ کی انٹرپرائز-گریڈ سیکیورٹی خصوصیات کا استعمال کرتی ہیں۔ چوتھا، ٹیموں کی میٹنگز دوسرے میٹنگ پلیٹ فارمز کے مقابلے میں زیادہ لچکدار ہوتی ہیں۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ ٹیمیں متعدد خصوصیات اور ترتیبات پیش کرتی ہیں جنہیں آپ اپنی میٹنگز کو حسب ضرورت بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ مجموعی طور پر، بہت سی وجوہات ہیں کہ آؤٹ لک میٹنگز کو ہمیشہ ٹیمز میٹنگز کے طور پر کیوں بنایا جاتا ہے۔ ان وجوہات میں یہ حقیقت شامل ہے کہ ٹیمز میٹنگز اور تعاون کے انتظام کے لیے بہترین پلیٹ فارم ہے، یہ کہ ٹیم کی میٹنگز زیادہ قابل اعتماد ہیں اور بہتر معیار فراہم کرتی ہیں، یہ کہ ٹیم کی میٹنگز زیادہ محفوظ ہیں، اور یہ کہ ٹیمز میٹنگز زیادہ لچکدار ہیں۔

کب آؤٹ لک میں ملاقات کا وقت بنائیں اگر ہمیشہ ٹیموں کی میٹنگ کے طور پر تخلیق کرتا ہے۔ ، اور یہ نہیں جو آپ چاہتے ہیں پھر یہ پوسٹ آپ کو مسئلہ حل کرنے میں مدد کرے گی۔ مائیکروسافٹ ٹیمز کے مقبول ہونے کے بعد، اور اب جب کہ انہیں کارپوریشنز بھی استعمال کرتی ہیں، صارفین کے لیے ایسا کرنا ایک عادت بن گئی ہے۔ تاہم، یہ اس سے زیادہ ہے اور آپ میں سے کچھ نے پہلے سے طے شدہ ترتیبات کی پیروی کی ہوگی۔ آئیے سوچتے ہیں کہ آپ اس مسئلے کو کیسے حل کرسکتے ہیں۔

آؤٹ لک میٹنگز ہمیشہ ٹیم میٹنگز کے طور پر کیوں بنائی جاتی ہیں؟

رویے کا تعلق ترتیبات میں شامل دو اختیارات سے ہے:

1. تمام میٹنگز میں ایک آن لائن میٹنگ شامل کریں۔
2. 'آن لائن پوسٹ نہ کریں' کا آپشن

ان کی وجہ سے، آپ کی کوئی بھی میٹنگ ٹیمز میٹنگ بن جائے گی، اور چونکہ ہم میں سے اکثر کاموں کو تیزی سے کلک کرنے اور مکمل کرنے کے عادی ہیں، اس لیے ہم مواقع سے محروم رہتے ہیں۔ ٹھیک کرنے کے لیے، آپ مندرجہ ذیل ان اختیارات کو غیر فعال کر سکتے ہیں۔

آؤٹ لک کسٹم ای میل

1] تمام میٹنگز میں آن لائن میٹنگ شامل کریں کو ہٹا دیں۔

• آؤٹ لک کھولیں اور فائل > اختیارات پر کلک کریں۔
• 'کیلنڈر کے اختیارات' پر کلک کریں اور پھر 'تمام میٹنگز میں آن لائن میٹنگ شامل کریں' کا متن تلاش کریں۔
• اس کے ساتھ والے باکس کو غیر نشان زد کریں اور مختلف قسم کو محفوظ کریں۔
• اس کے بعد، میٹنگ کی میزبانی آن لائن یا ٹیموں میں بطور ڈیفالٹ نہیں کی جائے گی جب تک کہ آپ میٹنگ بناتے وقت ترتیبات کو تبدیل نہیں کرتے ہیں۔

2] آن لائن آپشن پوسٹ نہ کریں۔

پر کلک کریں آن لائن پوسٹ نہ کریں۔ (گرینڈ ریڈ کراس) ملاقات کا وقت بناتے وقت۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ آپ کی موجودہ میٹنگ ٹیمز میٹنگ میں تبدیل نہیں ہوئی ہے۔ اگر آپ باقاعدگی سے میٹنگ اور ٹیمز میٹنگ کے درمیان اکثر سوئچ کرتے ہیں، تو اس ترتیب کو عالمی سطح پر غیر فعال کرنے کے بجائے استعمال کرنا بہتر ہے۔

نتیجہ

ہر پروڈکٹ میں ایسے اختیارات ہوتے ہیں جنہیں سیٹنگز میں غیر فعال کیا جا سکتا ہے۔ اگر آپ آؤٹ لک میں نئے ہیں، تو ہم وقتاً فوقتاً ان اختیارات کا جائزہ لینے کی تجویز کرتے ہیں۔ جب نیا سافٹ ویئر شامل کیا جاتا ہے، جیسے کہ مائیکروسافٹ ٹیمز، یہ انہیں پروڈکٹ کی ترتیبات میں شامل کرتا ہے۔

مجھے امید ہے کہ اس پوسٹ کی پیروی کرنا آسان تھا اور یہ کہ آپ اس مسئلے کو حل کرنے میں کامیاب ہو گئے تھے جس کی وجہ سے میٹنگز معیاری آؤٹ لک میٹنگز کی بجائے ٹیمز میٹنگز میں تبدیل ہو گئیں۔

آؤٹ لک میں ٹیمز میٹنگ کا آپشن کیوں نہیں دکھائی دے رہا ہے؟

آپ کو یہ چیک کرنے کی ضرورت ہے کہ آیا آؤٹ لک میں ٹیمز ایڈ ان غائب ہے۔ آپ اسے فائل > آپشنز > ایڈ آنز پر جا کر چیک کر سکتے ہیں اور دیکھ سکتے ہیں کہ ایڈ آن موجود ہے یا نہیں۔ اگر یہ وہاں نہیں ہے، تو Com add-ons کے آگے 'Go' بٹن پر کلک کریں، اور پھر چیک کریں۔ ٹیمیں شامل کرتی ہیں اور اسے انسٹال کرتی ہیں۔ اگر یہ غیر فعال ہے تو مینیج کے آگے ڈراپ ڈاؤن پر کلک کریں اور غیر فعال آئٹمز کو منتخب کریں۔ پھر گو بٹن پر کلک کریں اور ٹیمز ایڈ آن کو فعال کریں۔

آؤٹ لک میں ٹیمز میٹنگ کے دعوت نامے کا جواب کیسے دیں؟

ایک پیغام منتخب کریں جس میں موجود ہو۔ ٹیم میٹنگ کی دعوت۔ پھر ہوم ٹیب پر، جوابی گروپ میں، میٹنگ کو منتخب کریں۔ پھر آپ آؤٹ لک کا استعمال کرتے ہوئے دعوت کا جواب دے سکتے ہیں۔

کیا میں بغیر کسی ایپ کے Microsoft ٹیموں میں شامل ہو سکتا ہوں؟

ہاں تم کر سکتے ہو. اگر ٹیمز ایپ آپ کے کمپیوٹر پر انسٹال نہیں ہے، تو یہ ایک ویب صفحہ پر کھل جائے گی۔ عمل کے دوران، آپ کو ایپ انسٹال کرنے کا کہا جائے گا، یا آپ آن لائن شامل ہونا جاری رکھ سکتے ہیں۔