شیئرپوائنٹ میں اجازت کی سطحیں کیا ہیں؟

کیا آپ شیئرپوائنٹ میں اجازت کی سطح کو سمجھنا چاہتے ہیں؟ مائیکروسافٹ شیئرپوائنٹ ایک طاقتور ٹول ہے جو کاروباروں کو معلومات کو ذخیرہ کرنے، منظم کرنے اور شیئر کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ تعاون اور مواصلات کا ایک اہم ذریعہ بھی ہے۔ شیئرپوائنٹ میں اجازت کی سطح کو سمجھنا آپ کی تنظیم کو اس کی خصوصیات سے بھرپور فائدہ اٹھانے میں مدد دے سکتا ہے۔ اس مضمون میں، ہم شیئرپوائنٹ میں دستیاب اجازت کی مختلف سطحوں پر ایک نظر ڈالیں گے اور ان کا استعمال دستاویزات اور دیگر مواد تک رسائی کو کنٹرول کرنے کے لیے کیسے کیا جا سکتا ہے۔

شیئرپوائنٹ میں اجازت کی سطحیں کیا ہیں؟

شیئرپوائنٹ ان کاروباروں کے لیے ایک طاقتور پلیٹ فارم ہے جنہیں دستاویزات اور ڈیٹا کو محفوظ طریقے سے شیئر کرنے اور ان کا نظم کرنے کی ضرورت ہے۔ اس میں اجازت کی مختلف سطحیں ہیں جو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ترتیب دی جا سکتی ہیں کہ صارفین کو ان فائلوں تک رسائی حاصل ہے جن کی انہیں ضرورت ہے، اور یہ کہ کوئی بھی ان فائلوں تک رسائی حاصل نہیں کر سکتا جو انہیں نہیں کرنی چاہیے۔ اس آرٹیکل میں، ہم دیکھیں گے کہ شیئرپوائنٹ میں اجازت کی مختلف سطحیں کیا ہیں اور وہ کیسے کام کرتی ہیں۔

شیئرپوائنٹ اجازت کی سطحوں کا جائزہ

شیئرپوائنٹ کی اجازت کی سطح منتظم کو یہ کنٹرول کرنے کی اجازت دیتی ہے کہ کون فائل، دستاویز یا فہرست تک رسائی، دیکھ یا تبدیلیاں کرسکتا ہے۔ شیئرپوائنٹ کی اجازت کی سطحیں انفرادی صارفین کے لیے، گروپوں کے لیے، انفرادی کرداروں کے لیے یا پوری سائٹوں کے لیے سیٹ کی جا سکتی ہیں۔ اجازت کی کچھ معیاری سطحیں ہیں جو شیئرپوائنٹ کے ساتھ شامل ہیں، لیکن ان کو تنظیم کی مخصوص ضروریات کو پورا کرنے کے لیے اپنی مرضی کے مطابق بنایا جا سکتا ہے۔

کمانڈ پرامپٹ سے ڈیوائس منیجر

شیئرپوائنٹ میں اجازت کی معیاری سطحیں ہیں: پڑھیں، تعاون کریں، ڈیزائن کریں، مکمل کنٹرول، اور محدود رسائی۔ اجازت کی ہر سطح صارف کو رسائی کے مختلف حقوق دیتی ہے۔ پڑھنے کی اجازت کی سطح صارفین کو فائلیں، دستاویزات اور فہرستیں دیکھنے کی اجازت دیتی ہے، لیکن کوئی تبدیلی نہیں کر سکتی۔ شراکت کی اجازت کی سطح صارفین کو فائلوں اور فہرستوں کو شامل کرنے اور ان میں ترمیم کرنے کی اجازت دیتی ہے، لیکن انہیں حذف کرنے کی نہیں۔ ڈیزائن کی اجازت کی سطح صارفین کو شیئرپوائنٹ سائٹس کی شکل و صورت بنانے اور اس میں ترمیم کرنے کی اجازت دیتی ہے، لیکن فائلوں کو حذف یا تبدیل کرنے کی نہیں۔ مکمل کنٹرول کی اجازت کی سطح صارفین کو شیئرپوائنٹ میں کچھ بھی کرنے کی اجازت دیتی ہے، بشمول دیگر صارفین کو بنانا، ترمیم کرنا، حذف کرنا اور ان کا نظم کرنا۔ محدود رسائی کی اجازت کی سطح صارف کو مخصوص فہرست یا لائبریری تک رسائی فراہم کرتی ہے، لیکن سائٹ کے کسی دوسرے حصے تک نہیں۔

شیئرپوائنٹ پرمیشن لیولز سیٹ کرنا

شیئرپوائنٹ کی اجازت کی سطح کو ترتیب دیتے وقت، منتظم کو یہ شناخت کرنے کی ضرورت ہوگی کہ کس کو کن فائلوں، دستاویزات اور فہرستوں تک رسائی کی ضرورت ہے۔ ایک بار جب یہ طے ہو جاتا ہے، منتظم ہر صارف یا گروپ کو اجازت کی مناسب سطح تفویض کر سکتا ہے۔ اجازتیں انفرادی صارفین یا گروپس یا پوری سائٹ کے لیے سیٹ کی جا سکتی ہیں۔ اجازتیں تفویض کرتے وقت، منتظم کو یہ یقینی بنانا چاہیے کہ اجازت کی سطح ہاتھ میں موجود کام کے لیے موزوں ہے، اور یہ کہ صارفین کو ان کی ضرورت سے زیادہ رسائی نہیں دی گئی ہے۔

اجازتوں کا انتظام کرنا

ایک بار اجازت کی سطحیں ترتیب دینے کے بعد، منتظم SharePoint ایڈمن سینٹر کا استعمال کرتے ہوئے ان کا نظم کر سکتا ہے۔ ایڈمن سینٹر میں، ایڈمنسٹریٹر اجازت کی سطحوں کو دیکھ، شامل، ترمیم اور حذف کر سکتا ہے۔ اگر کسی صارف کی اجازت کی سطح کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے، تو منتظم صارف کے پروفائل میں ترمیم کر کے ایسا کر سکتا ہے۔

گروپ پالیسی ریفریش وقفہ

اعلی درجے کی اجازت کے اختیارات کی تلاش

شیئرپوائنٹ اجازت کے اعلیٰ اختیارات بھی پیش کرتا ہے جو منتظم کو صارفین کو دی گئی اجازتوں کو ٹھیک کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ ان اختیارات میں انفرادی دستاویزات کے لیے سیکورٹی لیول سیٹ کرنے کی صلاحیت کے ساتھ ساتھ آئٹم لیول کی اجازتیں سیٹ کرنے کی صلاحیت بھی شامل ہے، جو ایڈمنسٹریٹر کو کسی فہرست یا لائبریری میں مخصوص آئٹمز کے لیے اجازتیں سیٹ کرنے کی اجازت دیتی ہے۔

اجازت وراثت کا انتظام کرنا

شیئرپوائنٹ ایڈمنسٹریٹر کو اجازت وراثت کا انتظام کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے۔ اجازت وراثت ایک ایسا عمل ہے جس کے ذریعے ایک صارف یا گروپ کو دی گئی اجازتیں تمام صارفین اور ان کے نیچے والے گروہوں کو درجہ بندی میں وراثت میں ملتی ہیں۔ یہ منتظم کو پوری سائٹ یا فہرست کے لیے اجازتیں متعین کرنے کی اجازت دیتا ہے، اور ان اجازتوں کو درجہ بندی میں ان کے نیچے موجود تمام صارفین اور گروپس پر لاگو کیا جاتا ہے۔ یہ صارفین کے بڑے گروپوں کے لیے جلدی اور آسانی سے اجازتیں ترتیب دینے کے لیے مفید ہو سکتا ہے۔

نتیجہ

شیئرپوائنٹ کے پاس اجازت کی مختلف سطحیں ہیں جو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ترتیب دی جا سکتی ہیں کہ صارفین کو ان فائلوں تک رسائی حاصل ہے جن کی انہیں ضرورت ہے، اور یہ کہ کوئی بھی ان فائلوں تک رسائی حاصل نہیں کر سکتا جو انہیں نہیں کرنی چاہیے۔ شیئرپوائنٹ میں اجازت کی معیاری سطحیں ہیں: پڑھیں، تعاون کریں، ڈیزائن کریں، مکمل کنٹرول، اور محدود رسائی۔ اجازت کی یہ سطحیں انفرادی صارفین کے لیے، گروپوں کے لیے، انفرادی کرداروں کے لیے یا پوری سائٹوں کے لیے مقرر کی جا سکتی ہیں۔ شیئرپوائنٹ اجازت کے اعلیٰ اختیارات بھی پیش کرتا ہے، ساتھ ہی اجازت وراثت کا انتظام کرنے کی صلاحیت بھی۔ SharePoint میں اجازت کی مناسب سطحوں کو سمجھنا اور ترتیب دینا اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ضروری ہے کہ صارفین کو اس ڈیٹا تک مناسب رسائی حاصل ہو جس کی انہیں ضرورت ہے، جبکہ اس ڈیٹا تک رسائی کو محدود کرتے ہوئے جس تک ان کی رسائی نہیں ہونی چاہیے۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

شیئرپوائنٹ میں اجازت کی سطحیں کیا ہیں؟

شیئرپوائنٹ میں اجازت کی سطحیں صارفین کو شیئرپوائنٹ کے اندر ذخیرہ شدہ مواد تک رسائی کی مختلف سطحیں دینے کے لیے بنائی گئی ہیں۔ اجازت کی سطح اس بات کا تعین کرتی ہے کہ صارف مواد کے ساتھ کیا کر سکتا ہے، جیسے کہ دیکھنا، ترمیم کرنا، حذف کرنا یا شامل کرنا۔ شیئرپوائنٹ میں اجازت کی چھ مختلف سطحیں ہیں، جو مکمل کنٹرول، ڈیزائن، شراکت، پڑھیں، محدود رسائی، اور صرف دیکھیں۔

مکمل کنٹرول اجازت کی اعلیٰ ترین سطح ہے اور صارفین کو شیئرپوائنٹ سائٹ کا نظم کرنے، ترتیب دینے اور حسب ضرورت بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ ڈیزائن صارفین کو شیئرپوائنٹ سائٹ کی شکل و صورت کو اپنی مرضی کے مطابق بنانے کے ساتھ ساتھ فہرستوں، لائبریریوں اور دیگر اشیاء کو بنانے اور تبدیل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ Contribute صارفین کو آئٹمز کو شامل کرنے، ترمیم کرنے اور حذف کرنے کے ساتھ ساتھ فولڈرز اور ذیلی فولڈرز بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ Read بنیادی اجازت کی سطح ہے اور صرف صارفین کو فہرستوں، لائبریریوں اور دیگر اشیاء میں آئٹمز دیکھنے کی اجازت دیتی ہے۔ محدود رسائی صارفین کو صرف شیئرپوائنٹ سائٹ کے اندر مخصوص آئٹمز دیکھنے کی اجازت دیتی ہے، جبکہ صرف ویو صرف صارفین کو آئٹمز دیکھنے کی اجازت دیتی ہے۔

شیئرپوائنٹ میں مکمل کنٹرول اور شراکت کی اجازت کی سطحوں میں کیا فرق ہے؟

شیئرپوائنٹ میں مکمل کنٹرول اور شراکت کی اجازت کی سطح کے درمیان فرق رسائی کی سطح ہے جو ہر ایک فراہم کرتا ہے۔ مکمل کنٹرول اجازت کی اعلیٰ ترین سطح ہے اور صارفین کو شیئرپوائنٹ سائٹ کا نظم کرنے، ترتیب دینے اور حسب ضرورت بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ اس میں فہرستیں، لائبریریاں اور دیگر اشیاء بنانا اور ان میں ترمیم کرنا شامل ہے۔ Contribute اجازت کی دوسری اعلی ترین سطح ہے اور صارفین کو آئٹمز کو شامل کرنے، ترمیم کرنے اور حذف کرنے کے ساتھ ساتھ فولڈرز اور ذیلی فولڈرز بنانے کی اجازت دیتی ہے۔ تاہم، شراکت کی اجازت کی سطح کے حامل صارفین شیئرپوائنٹ سائٹ کا نظم، ترتیب یا تخصیص نہیں کر سکتے۔

مکمل کنٹرول اور شراکت کے درمیان دوسرا فرق اشیاء کو دیکھنے کی صلاحیت ہے۔ مکمل کنٹرول صارفین کو شیئرپوائنٹ سائٹ میں تمام آئٹمز دیکھنے کی اجازت دیتا ہے، جبکہ Contribute صارفین کو صرف وہ آئٹمز دیکھنے کی اجازت دیتا ہے جن میں انہوں نے تعاون کیا ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ Contribute کی اجازت کی سطح کے حامل صارفین صرف وہ آئٹمز دیکھ سکتے ہیں جنہیں انہوں نے شامل یا ترمیم کیا ہے، نہ کہ وہ آئٹمز جنہیں دوسرے صارفین نے شامل یا ترمیم کیا ہے۔

گوگل کا استعمال کرتے ہوئے ویب سائٹ بنائیں

شیئرپوائنٹ میں محدود رسائی کی اجازت کی سطح کیا ہے؟

شیئرپوائنٹ میں محدود رسائی کی اجازت کی سطح درمیانی درجے کی اجازت ہے جو صارفین کو شیئرپوائنٹ سائٹ کے اندر مخصوص اشیاء کو دیکھنے کی اجازت دیتی ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ محدود رسائی کی اجازت کی سطح کے حامل صارفین صرف وہ آئٹمز دیکھ سکتے ہیں جن تک انہیں رسائی دی گئی ہے۔ وہ آئٹمز کو شامل، ترمیم یا حذف نہیں کرسکتے ہیں، اور نہ ہی وہ فولڈر یا ذیلی فولڈر بنا سکتے ہیں۔ اجازت کی یہ سطح صارفین کو پوری شیئرپوائنٹ سائٹ تک مکمل رسائی دیے بغیر آئٹمز تک رسائی فراہم کرنے کے لیے مفید ہے۔

آئٹمز کو دیکھنے کے علاوہ، محدود رسائی کی اجازت کی سطح کے حامل صارفین آئٹمز کے ساتھ مخصوص طریقوں سے بھی بات چیت کر سکتے ہیں، جیسے ورک فلو کو دیکھنا اور منظور کرنا، دستاویز کی خصوصیات دیکھنا، اور کچھ رپورٹس چلانا۔ تاہم، وہ شیئرپوائنٹ سائٹ کی شکل یا احساس کو اپنی مرضی کے مطابق نہیں بنا سکتے، یا فہرستوں، لائبریریوں، یا دیگر اشیاء کو تخلیق یا تبدیل کر سکتے ہیں۔

شیئرپوائنٹ میں صرف ویو کی اجازت کی سطح کیا ہے؟

شیئرپوائنٹ میں صرف ویو پرمشن لیول سب سے بنیادی اجازت لیول ہے اور صارفین کو صرف فہرستوں، لائبریریوں اور دیگر اشیاء میں آئٹمز دیکھنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ صرف ویو پرمیشن لیول والے صارفین فولڈرز یا سب فولڈرز کو شامل، ترمیم، حذف یا تخلیق نہیں کر سکتے۔ وہ شیئرپوائنٹ سائٹ کی شکل یا احساس کو اپنی مرضی کے مطابق بنانے یا فہرستوں، لائبریریوں، یا دیگر اشیاء کو بنانے یا اس میں ترمیم کرنے سے بھی قاصر ہیں۔

صرف دیکھیں کی اجازت کی سطح صارفین کو آئٹمز تک رسائی فراہم کرنے کے لیے مفید ہے، لیکن انھیں تبدیلیاں کرنے کی اہلیت نہیں دیتی۔ اجازت کی یہ سطح ان صارفین کے لیے بھی کارآمد ہے جنہیں صرف آئٹمز دیکھنے کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے کہ وہ گاہک جنہیں آرڈر کی حیثیت دیکھنے کی ضرورت ہوتی ہے یا کسٹمر سروس کا نمائندہ جسے کسٹمر کے اکاؤنٹ کی معلومات دیکھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

شیئرپوائنٹ میں اجازت لیول استعمال کرنے کے کیا فوائد ہیں؟

شیئرپوائنٹ میں اجازت کی سطحوں کو استعمال کرنے کے فوائد یہ ہیں کہ یہ منتظمین کو یہ کنٹرول کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ مخصوص اشیاء تک کس کی رسائی ہے اور وہ ان اشیاء کے ساتھ کیا کر سکتے ہیں۔ اجازت کی مختلف سطحوں کو استعمال کرتے ہوئے، منتظمین مختلف صارفین کو شیئرپوائنٹ کے اندر ذخیرہ شدہ مواد تک رسائی کی مختلف سطحیں دے سکتے ہیں۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ صارفین کو صرف ان آئٹمز تک رسائی دی جاسکتی ہے جن کی انہیں دیکھنے کی ضرورت ہے، یا صرف ان آئٹمز تک رسائی دی جاسکتی ہے جن کی انہیں ترمیم کرنے کی ضرورت ہے۔

ondrive میں اسکرین شاٹس کو کیسے بچایا جائے

اس کے علاوہ، اجازت کی سطح کا استعمال ڈیٹا کو محفوظ رکھنے میں مدد کرتا ہے۔ کون کون سے آئٹمز تک رسائی حاصل کر سکتا ہے اور وہ ان آئٹمز کے ساتھ کیا کر سکتا ہے اس کو کنٹرول کرنے سے، منتظمین اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ ڈیٹا صرف ان صارفین کے ذریعے دیکھا اور اس میں ترمیم کی جائے جو ایسا کرنے کے مجاز ہیں۔ اس سے شیئرپوائنٹ کے اندر ذخیرہ شدہ ڈیٹا تک غیر مجاز رسائی کو روکنے میں مدد ملتی ہے، جس سے حساس ڈیٹا کی حفاظت میں مدد مل سکتی ہے۔

شیئرپوائنٹ میں صارفین کو اجازت کے مختلف درجات کیسے تفویض کیے جا سکتے ہیں؟

شیئرپوائنٹ سیکیورٹی گروپس کا استعمال کرکے صارفین کو شیئرپوائنٹ میں اجازت کی مختلف سطحیں تفویض کی جاسکتی ہیں۔ شیئرپوائنٹ سیکیورٹی گروپس صارفین کے گروپ ہیں جنہیں اجازت کی مختلف سطحیں تفویض کی جاسکتی ہیں۔ یہ منتظمین کو صارفین کے مختلف گروپس کو آسانی سے اجازت کی مختلف سطحیں تفویض کرنے کی اجازت دیتا ہے، جیسے کہ ایک گروپ کو مکمل کنٹرول اور دوسرے گروپ کو پڑھنے کی اجازت دینا۔

اس کے علاوہ، منتظمین انفرادی صارفین کو اجازت کی سطح تفویض کرنے کے لیے شیئرپوائنٹ پرمیشنز پیج کا بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ یہ صفحہ صارفین کی فہرست فراہم کرتا ہے اور منتظمین کو ہر صارف کے لیے اجازت کی سطح کو منتخب کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس سے مختلف صارفین کو سیکیورٹی گروپ میں دستی طور پر شامل کیے بغیر اجازت کی مختلف سطحیں تفویض کرنا آسان ہوجاتا ہے۔

آخر میں، شیئرپوائنٹ میں اجازت کی سطح کو سمجھنا ان تنظیموں کے لیے ضروری ہے جو اپنے ڈیٹا کی حفاظت اور درستگی کو بڑھانا چاہتے ہیں۔ صارف کی اجازتوں کو حسب ضرورت بنانے کی اہلیت کے ساتھ جو ہر فرد یا صارفین کے گروپ سے وابستہ ہیں، شیئرپوائنٹ ڈیٹا مینجمنٹ کے لیے زیادہ محفوظ اور منظم انداز اختیار کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اجازت کی مختلف سطحوں کو سمجھنا اور انہیں ہر فرد یا صارفین کے گروپ کے لیے کنفیگر کرنے کا طریقہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ SharePoint کے اندر موجود ڈیٹا کی حفاظت اور رسائی صرف مناسب مراعات کے حامل افراد ہی کرتے ہیں۔